Zkombinujte Access 2016 s Wordem a adresujte obálky seznamu lidí.
Hromadná korespondence vám umožňuje adresovat obálky všem jednotlivcům v tabulce nebo dotazu.
V následujícím příkladu si projdeme proces nastavení obálek se jmény a adresami, aby byly připraveny k tisku a odeslání.
-
Spusťte Průvodce hromadnou korespondencí
Vyberte tabulku nebo dotaz, který obsahuje seznam jmen a adres.
Klikněte na Sloučení slov v Import &Link ze skupiny Externí data na pásu karet.
-
Vyberte možnost dokumentu
Vyberte, zda chcete propojit data s existujícím dokumentem nebo vytvořit nový dokument.
V tomto příkladu vytvoříme nový dokument od začátku.
Klikněte na Vytvořit nový dokument a poté s ním propojit data .
-
Přepněte na Microsoft Word
V tomto okamžiku by měl být Microsoft Word otevřený a blikat na hlavním panelu.
Klepnutím na tlačítko Microsoft Word na hlavním panelu otevřete Word.
-
Vyberte typ dokumentu
Vyberte typ dokumentu, se kterým chcete pracovat.
V tomto příkladu provádíme hromadnou korespondenci, abychom mohli vkládat jména a adresy na obálky.
Vyberte tedy Obálky z průvodce hromadnou korespondencí v pravé části obrazovky.
Klikněte na Další:Počáteční dokument
-
Vyberte velikost obálky a další možnosti
Vyberte Změnit rozvržení dokumentu potom klikněte na Možnosti obálky... spusťte Možnosti obálky dialogové okno.
Klikněte na OK až bude hotovo.
-
Zkontrolovat a pokračovat
Použít aktuální dokument je nyní vybráno.
Obálka se nyní zobrazí v relativních proporcích k velikosti, kterou jste vybrali.
Zkontrolujte, zda vypadá správně, a klikněte na Další:Vybrat příjemce pokračovat.
-
Vyberte Příjemci
Zde můžete vybrat příjemce. Word však rozpozná, že již používáme tabulku z Accessu, takže Použít existující seznam je nyní vybráno s podrobnostmi uvedenými níže.
Zkontrolujte, zda vypadá správně, a klikněte na Další:Uspořádat obálku pokračovat.
-
Uspořádejte obálku
Klikněte na obálku, kam má být adresní blok.
Poté klikněte na Blokování adresy... z Průvodce hromadnou korespondencí.
-
Vložit blok adresy
Pomocí tohoto dialogového okna určete, jak budou pole zobrazena na obálce.
V závislosti na tom, jak byla vaše databáze navržena, možná budete moci vybrat Vložit jméno příjemce v tomto formátu a Vložte poštovní adresu .
Pokud je však náhled obálky prázdný (jako v tomto příkladu), budete muset pole spárovat.
Chcete-li pole spárovat, klikněte na Přiřadit pole... .
-
Shoda polí
Pomocí tohoto dialogového okna porovnejte pole, která se objeví na obálce, s poli z vaší databáze.
Pomocí rozevíracího seznamu vyberte pole z databáze, které odpovídá poli vlevo.
V tomto příkladu je pouze jedno povinné pole ( Společnost ). Můžeme použít CustomerName z naší databáze pro toto pole (naše databáze má pouze jedno pole pro jméno zákazníka). Kdybychom vybrali Vložit jméno příjemce a Vložte poštovní adresu v předchozím dialogovém okně by bylo mnohem více povinných polí – z nichž některá v naší databázi nemáme odpovídající pole. Zrušením výběru této možnosti v předchozím kroku je tedy průvodce méně omezující a můžeme pokračovat s párováním některých volitelných polí.
Pokud se ocitnete v podobné situaci a plánujete v budoucnu provést další hromadné korespondence, možná budete chtít zaškrtnout Zapamatovat si tuto shodu pro tuto sadu zdrojů dat na tomto počítači abyste nemuseli pokaždé ručně porovnávat pole.
Klikněte na OK jakmile přiřadíte požadovaná pole.
-
Zkontrolujte a zavřete dialogové okno
Nyní náhled obálky zobrazuje adresu z našeho seznamu.
Zkontrolujte, zda se zobrazuje ve správném formátu. V případě potřeby použijte malé šipky k procházení seznamu.
Také si všimnete, že Vložte poštovní adresu je nyní vybráno.
Klikněte na OK pokračovat.
-
Zkontrolovat a pokračovat
Dialogové okno se zavřelo a nyní jsme zpět u Uspořádání obálky krok.
Všimnete si, že «Blok adresy» se nyní zobrazí na obálce, kde bude uvedena adresa.
Klikněte na Další:Náhled obálek pokračovat.
-
Náhled obálek
Na obálce s náhledem se nyní zobrazují skutečná jména a adresy z naší databáze, přesně tak, jak se objeví po odeslání poštou.
Pomocí malých tlačítek se šipkami můžete procházet seznamem, abyste viděli, jak vypadají další záznamy.
Pokud vše vypadá dobře, klikněte na Další:Dokončete sloučení .
-
Dokončete sloučení
Hromadná korespondence je připravena k výrobě vašich obálek.
Klikněte na Tisk... k tisku obálek.