Předpokládejme, že máte databázi Accessu obsahující jména a adresy vašich zákazníků. Tu a tam můžete chtít nebo potřebujete poslat standardní dopis každému zákazníkovi, který se přihlásil k odběru takových zpráv. Jste si však vědomi toho, že tyto dopisy budou vypadat mnohem lépe a budou fungovat mnohem efektivněji, pokud budou přizpůsobeny každému konkrétnímu příjemci. Základním příkladem je vytištění jména a adresy zákazníka v horní části dopisu a uvedení titulu a příjmení zákazníka do řádku s pozdravem. Můžeme jít samozřejmě mnohem dál a zahrnout informace o zákaznickém účtu a dokonce i o jejich předchozích objednávkách (pokud je to vhodné).
Existují dva způsoby, jak to udělat. Mohli bychom vytvořit zprávu o přístupu, která je v pořádku a dobrá. Koneckonců, data jsou uložena v Accessu, tak proč nevytvořit dopis pomocí takové zprávy? Určitě je to možné. Sloučení vašich zákaznických dat uložených v Access tabulce nebo dotazu do textového dokumentu MS Word však může být výhodou. Je pravděpodobně mnohem snazší sednout si a napsat dobře prezentovaný standardní dopis pomocí MS Word (než vytvořit stejný dokument v sestavě Accessu). Dalo by se říci, že Word je pro tuto konkrétní práci lepší nástroj.
Mail Merge Proces, při kterém jsou data z tabulky integrována do dokumentu textového editoru, se nazývá hromadná korespondence . Následující cvičení vysvětluje, jak používat informace z přístupové tabulky na obrázku 1 níže.

Obrázek 1: Schéma přístupové tabulky, kterou budeme používat.

Připojování k přístupovým datům Tato první fáze procesu zahrnuje připojení MS Word k databázi, kde jsou uložena zákaznická data. Budeme zde pracovat na prázdném dokumentu, ale normálně byste začali psaním standardního dopisu. Cílem tohoto cvičení je ukázat, jak dokument aplikace Word získává přístup k datům v tabulce nebo dotazu MS Access (spíše než jak sestavit dobře prezentovaný dokument aplikace Word jako takový).

1. Otevřete MS Word.
2. Klikněte na ikonu VYBRAT PŘÍJEMCE. Nachází se ve skupině START MAIL MERGE na pásu karet MAILINGS. Kliknutím na ikonu se zobrazí rozbalovací nabídka.
3. Z rozbalovací nabídky vyberte POUŽÍT STÁVAJÍCÍ SEZNAM.
4. Vyhledejte umístění vaší databáze Access (v okně, které se otevřelo) a dvakrát klikněte na název souboru. Otevře se dialogové okno VYBRAT TABULKU, ve kterém uvidíte všechny tabulky a dotazy z databáze.

   Obrázek 2:VYBRAT TABULKU dialogový formulář.

5. Dvakrát klikněte na název tabulky nebo dotazu obsahujícího jména a adresy zákazníků. Máme zájem o tblCustomer. Dialogový formulář se poté zavře. Nyní jste připraveni vybrat, která pole chcete ve svém dokumentu použít.

Přístup k polím tabulky nebo dotazu Nyní jsme se připojili k databázi Access a tabulce, ve které jsou uložena data zákazníků. Další fází procesu je vložení polí z této tabulky do samotného dokumentu aplikace Word. Budeme používat pole pro zadání adresy zákazníka v horní části dopisu a pro vytvoření řádku s pozdravem. Pokud bychom chtěli, mohli bychom jít také dále a vložit údaje z tabulky s hlavním textem dopisu.

1. Klikněte na místo v dokumentu, kam chcete pole vložit.
2. Klikněte na dolní polovinu ikony rozděleného tlačítka VLOŽIT SLUČOVACÍ POLE. Nachází se ve skupině ZAPISOVAT A VLOŽIT POLE na pásu karet ZÁSILKY. Zobrazí se rozevírací seznam polí (viz obrázek 3 níže).

   Obrázek 3: Vložte Pole hromadné korespondence .

3. Vyberte název zákazníků pole ze seznamu. název v dokumentu se nyní objeví zástupný symbol pole.
4. Opakujte krok 2, tentokrát vyberte pole pro příjmení. Ujistěte se, že mezi dvěma držáky je mezera.
5. Přejděte na nový řádek a poté znovu opakujte krok 2, tentokrát s výběrem prvního pole adresy. Tento krok opakujte pro každé pole adresy, každé pole na samostatném řádku.
6. Chcete-li zadat řádek s pozdravem, přejděte o dva řádky dolů pod pole adresy. Napište pozdrav, například "Vážený", ponechte mezeru a poté vložte název pole, za nímž následuje další mezera a poté příjmení pole

Váš dokument by nyní měl vypadat takto:

Obrázek 4: Pole hromadné korespondence Zástupné symboly.

Sloučení přístupových údajů Jakmile přidáte pole hromadné korespondence do dokumentu, jste téměř připraveni spustit hromadnou korespondenci. Než to uděláme, je však dobré si prohlédnout, jak budou dokumenty vypadat po sloučení dat. Chcete-li to provést, klikněte na ikonu NÁHLED VÝSLEDKŮ na POSTŘEHOVÉM STRUHU. Každý záznam z databáze je poté sloučen do samostatného dokumentu. Každým z těchto „záznamů dokumentů“ můžete procházet pomocí navigačních tlačítek ve skupině NÁHLED VÝSLEDKŮ. Takto vypadá náš dokument při náhledu:

Obrázek 5 (výše): Náhled prvního záznamu sloučených dat.

Obrázek 6: DOKONČIT A SLOUČIT.

Nyní můžeme spustit hromadnou korespondenci. To provedete kliknutím na tlačítko FINISH AND MERGE (viz obrázek 6 výše). Poté budete mít možnost TISKNOUT DOKUMENTY nebo UPRAVIT JEDNOTLIVÉ DOKUMENTY. Tím se otevře nová instance aplikace Word obsahující sloučené dokumenty. Poté můžete provést jakékoli úpravy, které uznáte za vhodné, a vytisknout, až budete připraveni.