sql >> Databáze >  >> RDS >> Access

Úvod do C

Import/Export dat Microsoft Access

Úvod

Microsoft Access podporuje různé scénáře importu a exportu dat do az databází MS Access, do az textových souborů, do az tabulek atd. Před importem byste měli vytvořit databázi, která bude přijímat záznamy.

Primárním způsobem importu nebo exportu je stránka vlastností Externí data na pásu karet. Můžete také kliknout pravým tlačítkem na libovolný objekt v navigačním podokně, umístit myš na Import nebo Export a kliknout na požadovanou možnost.

Praktické učení:Představení importu/exportu dat

  1. Spusťte aplikaci Microsoft Access
  2. Klikněte na Prázdná počítačová databáze
  3. Nastavte název souboru jako FunDS2
  4. Klikněte na Vytvořit
  5. Na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Možnosti
  6. V levém seznamu klikněte na položku Aktuální databáze
  7. V seznamu vpravo klikněte na Překrývající se okna
  8. Klikněte na tlačítko OK
  9. Přečtěte si okno se zprávou a klikněte na OK
  10. Ve výchozí tabulce poklepejte na ID pro přepnutí do režimu úprav, stiskněte F2 a stiskněte Home, zadejte SoldItem (pro získání SoldItemID) a stiskněte Enter
  11. V části Zobrazení na pásu karet klikněte na Zobrazit (nebo Návrhové zobrazení)
  12. Nastavte název jako SoldItems a klikněte na OK
  13. Vyplňte v tabulce následující pole (změňte pouze označené části):
    Název pole Typ dat Velikost pole Formátovat Titulek SoldItemID ID prodané položky Číslo účtenky Číslo účtenky Číslo položky Číslo položky Číslo položky Výrobce 40 Kategorie 25 Podkategorie 25 Podkategorie Název položky 100 Název položky Velikost položky 20 Velikost Číslo kupní ceny Dvojnásobná pevná kupní cena
  14. Zavřete tabulku
  15. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  16. Chcete-li vytvořit novou tabulku, na pásu karet klikněte na Vytvořit a v části Tabulky klikněte na Návrh tabulky
  17. Zadejte ReceiptNumber a stiskněte Tab
  18. Klikněte pravým tlačítkem na ReceiptNumber a klikněte na Primární klíč
  19. Vytvořte pole následovně:
    Název pole Typ dat Velikost pole Formát Titulek Číslo účtenky Číslo Dlouhé celé číslo Potvrzení # Číslo zaměstnance Číslo Dlouhé celé číslo Zaměstnanec # Datum nákupu Datum/čas Dlouhé datum Datum nákupu Čas nákupu Datum/čas Dlouhá doba nákupu ProdejCelkový počet Dvojnásobek pevných prodejů Celková částkaNabídnutá částka Dvojnásobná pevná částka Nabídkována
  20. Zavřete tabulku
  21. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  22. Nastavte název tabulky jako ShoppingSessions a klikněte na OK
  23. Na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Nový
  24. Klikněte na Prázdná počítačová databáze
  25. Nastavte název souboru jako Computer Training Center
  26. Klikněte na Vytvořit
  27. Na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Možnosti
  28. V levém seznamu klikněte na položku Aktuální databáze
  29. V seznamu vpravo klikněte na Překrývající se okna
  30. Klikněte na tlačítko OK
  31. Přečtěte si okno se zprávou a klikněte na OK

Import databáze Microsoft Access

Nejjednodušším typem dat pro import do databáze Microsoft Access je jiná databáze MS Access. Import databáze Microsoft Access:

  • Pokud navigační podokno obsahuje alespoň jednu tabulku, klikněte na tabulku pravým tlačítkem. Umístěte myš na Importovat a klikněte na Access Database

  • V sekci Import &Link na pásu karet klikněte na tlačítko Přístup

Pokud znáte cestu k databázi včetně jejího názvu, zadejte ji v dialogovém okně. Pokud ne, klikněte na tlačítko Procházet a vyberte zdrojovou databázi. Po zadání databáze klikněte na OK. Zobrazí se dialogové okno Importovat objekty. Objekty jsou uspořádány podle kategorií. Vyberte požadované objekty. Kromě objektů můžete importovat nebo ignorovat takové aspekty, jako jsou vztahy a další možnosti navigačního panelu. Chcete-li se rozhodnout, klikněte na tlačítko Možnosti a vyberte požadované možnosti:

Jakmile budete připraveni, klikněte na OK. Pokud byly objekty v databázi platné (a měly by být), neměli byste mít žádný problém.

Praktické učení:Import databáze Microsoft Access

  1. Na pásu karet klikněte na Externí data
  2. V sekci Import &Link na pásu karet klikněte na tlačítko Přístup
  3. V dialogovém okně klikněte na tlačítko Procházet
  4. Ze zdrojů, které doprovázejí tyto lekce, vyberte CTC a klikněte na Otevřít
  5. V dialogovém okně klikněte na OK
  6. Na stránce vlastností tabulky klikněte na možnost Vybrat vše

  7. Klikněte na kartu Formuláře a poté na Vybrat vše
  8. Klikněte na tlačítko OK
  9. Po importu objektů klikněte v dialogovém okně na tlačítko Zavřít

Export databáze Microsoft Access

Existují různé způsoby, jak můžete exportovat záznamy databáze Microsoft Access. Jedním ze způsobů je formálně exportovat tabulku.

Export objektu:

  • V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku obsahující záznamy, umístěte myš na export a klikněte na Přístup
  • V navigačním podokně klikněte na tabulku obsahující záznamy a vyberte ji. V části Export na pásu karet klikněte na tlačítko Přístup

Pokud na první stránce průvodce znáte cestu k databázi včetně jejího názvu, zadejte ji nebo klikněte na tlačítko Procházet a vyberte cílovou databázi. Po zadání databáze klikněte na OK. Zobrazí se dialogové okno Export. Umožňuje zadat název objektu, který bude přijímat záznamy, nebo objektu, který bude vytvořen. Můžete také určit, co se bude exportovat:pouze struktura tabulky nebo struktura i záznamy:

Výše uvedená technika umožňuje exportovat jeden objekt nebo jeden objekt najednou. Pokud chcete exportovat celou databázi, na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Uložit jako:

Toto okno vám umožňuje vybrat typ formátu, který má mít nová databáze. Okno nabízí osm možností, které můžete použít. Chcete-li možnost použít, klikněte na ni a klikněte na Uložit jako nebo na ni dvakrát klikněte.

Pokud chcete uložit databázi v aktuálním formátu Access 2007-2016, vyberte Access Database. Otevře se dialogové okno Uložit jako. Zadejte název a umístění nové databáze a klikněte na Uložit.

Pokud chcete vytvořit databázi Microsoft Access 97-2000, klepněte na Access 2000 Database. Tím by se vytvořil soubor s .mdb rozšíření. Jedná se o databáze kompatibilní s Microsoft Access 97 a Microsoft Office Access 2000. Na těchto verzích databází není nic špatného nebo špatného a jsou dodnes cenné. Prostě nepodporují některé funkce, jako jsou výrazy, přílohy atd. v tabulce:

Ve verzích databáze MDB nelze výrazy vytvářet na tabulkách, ale lze je vytvářet na jiných typech objektů.

Microsoft Access a tabulky

Import listu

Existují různé způsoby, jak můžete importovat tabulku do databáze Microsoft Access. Tabulka může pocházet z libovolné aplikace, včetně Microsoft Excel, Google Sheets, CSV atd.

Pokud plánujete importovat pracovní list aplikace Microsoft Excel nebo tabulku Google, měli byste si je nejprve připravit. Jedním ze způsobů je zajistit, aby byla celá tabulka uspořádána jako jedna tabulka. V tomto případě by horní strana tabulky měla obsahovat kategorie, které lze použít/považovat za záhlaví sloupců. Nad záhlavími by se neměl zobrazovat žádný neuspořádaný text (text, který není považován za součást tabulky). Hodnoty se pak mohou zobrazit pod každým záhlavím. Zde je příklad:

Pod záznamy by se neměl zobrazovat žádný neuspořádaný text (text, který není považován za součást tabulky).

Jakmile je dokument připraven, importujte jej:

  • Pokud navigační podokno obsahuje alespoň jednu tabulku, klikněte pravým tlačítkem na tabulku v navigačním podokně, umístěte myš na Import a klikněte na Excel
  • V sekci Import &Link na pásu karet klikněte na tlačítko Excel

V dialogovém okně zadejte cestu a název tabulky a klikněte na OK. Tím by se spustil čaroděj. Na první stránce vyberte název tabulky, která obsahuje data.

Praktické učení:Import tabulky Microsoft Excel

  1. Na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Otevřít
  2. V seznamu souborů klikněte na FunDS2
  3. Na pásu karet klikněte na Externí data
  4. V části Import &Link klikněte na tlačítko Excel
  5. Klikněte na tlačítko Procházet
  6. Ze zdrojů, které doprovázejí tyto lekce, vyberte Zábavný obchodní dům a klikněte na Otevřít

  7. Klikněte na tlačítko OK

  8. Na první stránce průvodce se ujistěte, že je vybrána možnost List1, a klikněte na tlačítko Další. Může se zobrazit okno se zprávou. Přečtěte si jej a klepněte na OK

  9. Na druhé stránce průvodce se ujistěte, že je zaškrtnuto políčko První řádek obsahuje záhlaví sloupců, a klikněte na tlačítko Další
  10. Když je na třetí stránce průvodce vybrán sloupec Číslo položky, klikněte na šipku v rozbalovacím seznamu Typ dat a vyberte možnost Dlouhé celé číslo

  11. Klikněte na DateInStore nebo na kteroukoli buňku pod ní a ujistěte se, že její typ dat je Datum s časem
  12. Klikněte na Jednotková cena a ujistěte se, že je typ dat nastaven na možnost Dvojitá
  13. Klikněte na tlačítko Další
  14. Klikněte na šipku pole se seznamem a vyberte položku Číslo položky

  15. Klikněte na tlačítko Další
  16. Nahraďte název Import to Table na StoreItems

  17. Klikněte na tlačítko Dokončit
  18. V dialogovém okně klikněte na tlačítko Zavřít
  19. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku StoreItems a klikněte na Návrhové zobrazení
  20. Změňte následující charakteristiky polí:
    Název pole Velikost pole Formát Titulek ItemNumber Položka # DateInStore Datum v obchodě Výrobce 40 Kategorie 25 Podkategorie 25 Podkategorie Název položky 100 Název položky Velikost položky 20 Velikost Jednotková cena dvojitá Pevná Jednotková cena
  21. Zavřete tabulku
  22. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  23. Obdržíte také okno se zprávou, že některá data mohou být ztracena. Přečtěte si jej a klikněte na Ano

Import pojmenované tabulky

Pokud tabulka obsahuje kombinaci organizovaných a neuspořádaných sekcí nebo skupin, měli byste vytvořit názvy pro potřebné skupiny záznamů.

Praktické učení:Import tabulky Microsoft Excel

  1. Spusťte aplikaci Microsoft Excel
  2. Ze zdrojů, které doprovázejí tyto lekce, otevřete sešit Fun Department Store
  3. Ve spodní části klikněte na List2
  4. Klikněte na položku Employee # a zadejte EmpolyeeNumber
  5. Nahraďte křestní jméno za Jméno
  6. Nahraďte křestní jméno výrazem Příjmení
  7. Vyberte buňky od EmployeeNumber po poslední Sales Associates

  8. Na pásu karet klikněte na Vzorce
  9. V části Definované názvy klikněte na tlačítko Definovat název
  10. Nahraďte navrhované jméno výrazem Zaměstnanci

  11. Klikněte na tlačítko OK
  12. Zavřete aplikaci Microsoft Excel
  13. Když se zobrazí dotaz, zda chcete uložit, klikněte na Uložit a vraťte se do Microsoft Access
  14. V případě potřeby klikněte na pásu karet na Externí data.
    V části Import &Link klikněte na tlačítko Excel
  15. Klikněte na tlačítko Procházet
  16. Vyberte tabulku Fun Department Store, kterou jste změnili výše, a klikněte na Otevřít
  17. V dialogovém okně Získat externí data klikněte na OK
  18. Na první stránce průvodce klikněte na přepínač Zobrazit pojmenované rozsahy

  19. Ujistěte se, že je vybrána možnost Zaměstnanci, a klikněte na tlačítko Další
  20. Na druhé stránce průvodce klikněte na První řádek obsahuje záhlaví sloupců a klikněte na Další
  21. Když je na třetí stránce průvodce vybrán sloupec Číslo zaměstnance, klikněte na šipku v rozbalovacím seznamu Typ dat a vyberte možnost Dlouhé celé číslo.

  22. Klikněte na tlačítko Další
  23. Klikněte na šipku pole se seznamem a vyberte možnost Číslo zaměstnance

  24. Klikněte na tlačítko Další

  25. Přijměte název tabulky jako Zaměstnanci a klikněte na Dokončit
  26. V dialogovém okně klikněte na tlačítko Zavřít
  27. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku Zaměstnanci a klikněte na Návrhové zobrazení
  28. Změňte následující charakteristiky polí:
    Název pole Typ dat Velikost pole Výraz Titulek EmployeeNumber Číslo Zaměstnanec # Jméno 20 Křestní jméno Příjmení 20 Příjmení Jméno zaměstnance [Jméno] &" " &[Příjmení] Jméno zaměstnance Název 100
  29. Zavřete tabulku
  30. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  31. Obdržíte také okno se zprávou, že některá data mohou být ztracena. Přečtěte si jej a klikněte na Ano

Kopírování z tabulky

Místo ručního importu tabulky můžete vybrat hodnoty v tabulce, zkopírovat je a vložit do tabulky v aplikaci Microsoft Access.

Praktické učení:Kopírování z tabulky

  1. Spusťte Microsoft Excel a v seznamu souborů klikněte na Fun Department Store
  2. Klikněte na List3
  3. Klikněte na buňku B5
  4. Stiskněte a podržte klávesu Shift
  5. Klikněte na Buňku G64
  6. Uvolněte Shift
  7. Na pásu karet aplikace Microsoft Excel klikněte na Domů
  8. V části Schránka klikněte na Kopírovat
  9. V aplikaci Microsoft Access v navigačním podokně poklepejte na tabulku ShoppingSessions
  10. Klikněte pravým tlačítkem myši na tlačítko v průsečíku záhlaví sloupců a záhlaví řádků
  11. Klikněte na tlačítko Vložit
  12. Přečtěte si okno se zprávou Microsoft Access a klikněte na Ano
  13. Vraťte se do aplikace Microsoft Excel v Listu 3
  14. Klikněte na buňku I5
  15. Stiskněte a podržte klávesu Shift
  16. Klikněte na buňku P165
  17. Uvolněte Shift
  18. Na pásu karet klikněte na Domů a klikněte na Kopírovat
  19. Vraťte se do Microsoft Access a dvakrát klikněte na tabulku SoldItems v navigačním podokně
  20. V tabulce klikněte na Potvrzení #
  21. Stiskněte a podržte klávesu Shift
  22. Klikněte na položku Jednotková cena
  23. Uvolněte Shift
  24. Stisknutím Ctrl + V vložíte
  25. Přečtěte si okno se zprávou a klikněte na Ano
  26. Zavřete obě tabulky
  27. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na libovolnou z tabulek, umístěte myš na Importovat a klikněte na Access Database
  28. Klikněte na Procházet
  29. Vyhledejte a vyberte databázi FunDS1 z předchozích lekcí (jinak ze zdrojů, které tyto lekce doprovázejí, vyberte FunDS2) a klikněte na Otevřít
  30. V dialogovém okně klikněte na OK
  31. V dialogovém okně Importovat objekty klikněte na Formuláře
  32. Klikněte na Vybrat vše
  33. Klikněte na tlačítko OK
  34. Po importu formulářů klikněte v dialogovém okně na tlačítko Zavřít

Export do tabulky Microsoft Excel

přenos dat z aplikace Microsoft Access do tabulky vyžaduje kopírování a vkládání. Chcete-li začít, v aplikaci Microsoft Access můžete otevřít tabulku v zobrazení datového listu a vybrat jeden, některé nebo všechny záznamy. Po výběru záznamů je můžete zkopírovat, otevřít Microsoft Excel, kliknout na buňku, která by hostila hodnotu vlevo nahoře, a vložit.

Další technika spočívá v exportu a můžete to udělat bez předchozího otevření tabulky:

  • Před exportem tabulky klikněte v navigačním podokně na tabulku. Poté na pásu karet klikněte na Externí data. V části Export klikněte na tlačítko Excel
  • V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na požadovanou tabulku, umístěte myš na Export a klikněte na Excel

Tím by se otevřelo dialogové okno Export – Excel tabulka s cestou, kam bude soubor uložen. Výchozí složka je Moje dokumenty:

Praktické učení:Export dat jako tabulky

  1. Na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Otevřít
  2. V seznamu souborů klikněte na Computer Training Center
  3. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku CourseSchedules, umístěte myš na Export a klikněte na Excel
  4. Klikněte na tlačítko Procházet a vyberte složku (Moje) dokumenty
  5. Klikněte na tlačítko OK
  6. V dialogovém okně klikněte na tlačítko Zavřít

Microsoft Access a textové soubory

Import textového souboru

Pomocí dat z textového souboru můžete vytvořit tabulku. Pokud vytváříte (textový) soubor v programu Poznámkový blok, ohraničení pole se obvykle provádí stisknutím klávesy Tab po vytvoření obsahu polí. Import textového souboru v aplikaci Microsoft Access:

  • V sekci Import na pásu karet klikněte na tlačítko Textový soubor
  • Pokud jste dříve vytvořili tabulku, která bude přijímat hodnoty, v navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku, umístěte myš na Importovat a klikněte na Krátký textový soubor.

Praktické učení:Import textového dokumentu

  1. Chcete-li spustit novou databázi, na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Nový
  2. Klikněte na Prázdná počítačová databáze
  3. Nastavte název na Monson University1
  4. Klikněte na Vytvořit
  5. Na pásu karet klikněte na Soubor a poté na Možnosti
  6. V levém seznamu klikněte na položku Aktuální databáze
  7. V seznamu vpravo klikněte na Překrývající se okna
  8. Klikněte na tlačítko OK
  9. Na pásu karet klikněte na Externí data a v části Import a propojení klikněte na Textový soubor
  10. V dialogovém okně Získat externí data – textový soubor klikněte na tlačítko Procházet
  11. Vyhledejte zdroje, které doprovázejí tyto lekce, a vyberte soubor Departments.txt
  12. Klikněte na Otevřít
  13. V dialogovém okně klikněte na OK
  14. Na první stránce Průvodce importem textu přijměte, aby byl text oddělen, a klikněte na tlačítko Další
  15. Na druhé stránce potvrďte, že oddělovač bude nastaven na Tab.
    Zaškrtněte políčko První řádek obsahuje názvy polí

  16. Klikněte na tlačítko Další
  17. Na třetí stránce průvodce klikněte na tlačítko Další
  18. Klikněte na šipku pole se seznamem a vyberte možnost Kód oddělení
  19. Klikněte na tlačítko Další
  20. Přijměte název tabulky jako Oddělení a klikněte na Dokončit
  21. Po importu záznamů klikněte na tlačítko Zavřít
  22. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku Oddělení a klikněte na Návrhové zobrazení
  23. Změňte následující charakteristiky polí:
    Název pole Velikost pole Kód oddělení 5 Název oddělení 100
  24. Zavřete tabulku
  25. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  26. Obdržíte také okno se zprávou, že některá data mohou být ztracena. Přečtěte si jej a klikněte na Ano
  27. Na pásu karet klikněte na Externí data a v části Import a propojení klikněte na Textový soubor
  28. V dialogovém okně Získat externí data – textový soubor klikněte na tlačítko Procházet
  29. Ze zdrojů, které doprovázejí tyto lekce, vyberte soubor Employees.txt a klikněte na Otevřít
  30. V dialogovém okně klikněte na OK
  31. Na první stránce Průvodce importem textu přijměte, aby byl text oddělen, a klikněte na tlačítko Další
  32. Na druhé stránce přijměte nastavení oddělovače na Tab a klikněte na První řádek obsahuje názvy polí.

  33. Klikněte na tlačítko Další
  34. Když je na třetí stránce průvodce vybráno ČísloZaměstnance, klikněte na šipku v rozbalovacím seznamu Typ dat a vyberte Krátký text.
  35. Klikněte na tlačítko Další
  36. Klikněte na šipku v poli se seznamem a vyberte možnost EmployeeNumber
  37. Klikněte na tlačítko Další
  38. Přijměte název tabulky jako Zaměstnanci a klikněte na Dokončit
  39. Po importu záznamů klikněte na tlačítko Zavřít
  40. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku Zaměstnanci a klikněte na Návrhové zobrazení
  41. Změňte následující charakteristiky polí:
    Název pole Velikost pole Titulek Číslo zaměstnance 10 Jméno 25 Křestní jméno Prostřední jméno 25 Příjmení 25 Příjmení Kód oddělení 5 Název 100
  42. Zavřete tabulku
  43. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  44. Obdržíte také okno se zprávou, že některá data mohou být ztracena. Přečtěte si jej a klikněte na Ano
  45. Na pásu karet klikněte na Externí data a v části Import a propojení klikněte na Textový soubor
  46. V dialogovém okně Získat externí data – textový soubor klikněte na tlačítko Procházet
  47. Ze zdrojů, které doprovázejí tyto lekce, vyberte soubor Majors.txt a klikněte na Otevřít
  48. V dialogovém okně klikněte na OK
  49. Na první stránce Průvodce importem textu přijměte, aby byl text oddělen, a klikněte na tlačítko Další
  50. Na druhé stránce přijměte nastavení oddělovače na Tab a klikněte na První řádek obsahuje názvy polí.

  51. Klikněte na tlačítko Další
  52. Na třetí stránce průvodce klikněte na Dean
  53. Klikněte na šipku v rozbalovacím seznamu Typ dat a vyberte Krátký text
  54. Klikněte na tlačítko Další
  55. Klikněte na šipku pole se seznamem a vyberte MajorID
  56. Klikněte na tlačítko Další
  57. Přijměte název tabulky jako Majoři a klikněte na Dokončit
  58. Po importu záznamů klikněte na tlačítko Zavřít
  59. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku Zaměstnanci a klikněte na Návrhové zobrazení
  60. Změňte následující charakteristiky polí:
    Název pole Velikost pole MajorID Major 100 Děkan 10
  61. Zavřete tabulku
  62. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  63. Obdržíte také okno se zprávou, že některá data mohou být ztracena. Přečtěte si jej a klikněte na Ano
  64. Na pásu karet klikněte na Externí data a v části Import a propojení klikněte na Textový soubor
  65. V dialogovém okně Získat externí data – textový soubor klikněte na tlačítko Procházet
  66. Ze zdrojů, které doprovázejí tyto lekce, vyberte soubor Minors.txt a klikněte na Otevřít
  67. V dialogovém okně klikněte na OK
  68. Na první stránce Průvodce importem textu přijměte, aby byl text oddělen, a klikněte na tlačítko Další
  69. Na druhé stránce přijměte nastavení oddělovače na Tab a klikněte na První řádek obsahuje názvy polí.
  70. Klikněte na tlačítko Další
  71. Na třetí stránce průvodce klikněte na tlačítko Další
  72. Klikněte na šipku pole se seznamem a vyberte MinorID
  73. Klikněte na tlačítko Další
  74. Přijměte název tabulky jako Nezletilí a klikněte na Dokončit
  75. Po importu záznamů klikněte na tlačítko Zavřít
  76. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku Zaměstnanci a klikněte na Návrhové zobrazení
  77. Změňte následující charakteristiky polí:
    Název pole Velikost pole MinrID Minor 100
  78. Zavřete tabulku
  79. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  80. Obdržíte také okno se zprávou, že některá data mohou být ztracena. Přečtěte si jej a klikněte na Ano
  81. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na Tabulka1, umístěte myš na Importovat a klikněte na Textový soubor
  82. V dialogovém okně Získat externí data – textový soubor klikněte na tlačítko Procházet
  83. Vyhledejte zdroje, které doprovázejí tyto lekce, a vyberte soubor Students.txt
  84. Klikněte na Otevřít
  85. V dialogovém okně klikněte na OK
  86. Na první stránce Průvodce importem textu přijměte, aby byl text oddělen, a klikněte na tlačítko Další

  87. Na druhé stránce přijměte nastavení oddělovače na čárku nebo tabulátor a klikněte na tlačítko Další
  88. Na druhé stránce průvodce klikněte na položku První řádek obsahuje názvy polí

  89. Klikněte na tlačítko Další
  90. Jakmile je vybráno StudentNumber, klikněte na šipku v rozbalovacím seznamu Typ dat a vyberte Krátký text

  91. Klikněte na tlačítko Další
  92. Klikněte na šipku pole se seznamem a vyberte možnost StudentNumber

  93. Klikněte na tlačítko Další
  94. Přijměte název tabulky jako Studenti a klikněte na Dokončit
  95. Po importu záznamů klikněte na tlačítko Zavřít
  96. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku Studenti a klikněte na Návrhové zobrazení
  97. Změňte následující charakteristiky polí:
    Název pole Velikost pole Titulek StudentNumber 12 Student # Jméno 25 Křestní jméno Prostřední jméno 25 Příjmení 25 Příjmení Datum narození Pohlaví 20 Adresa 120 Město 40 Stav 50 PSČ 20 PSČ
  98. Zavřete tabulku
  99. Když se zeptáte, zda chcete uložit, klikněte na Ano
  100. Obdržíte také okno se zprávou, že některá data mohou být ztracena. Přečtěte si jej a klikněte na Ano

Export textového souboru

Chcete-li uložit tabulku jako text:

  • V navigačním podokně klikněte na tabulku, kterou chcete exportovat. V části Export na pásu karet klikněte na tlačítko Textový soubor
  • V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na tabulku obsahující data, umístěte myš na Export a klikněte na Soubor s krátkým textem.

Otevře se dialogové okno Export - Textový soubor s názvem souboru s příponou .txt. Jednoduše postupujte podle průvodce:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Zde je příklad:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access

  1. Jak načíst obrázek z databáze SQLite?

  2. Snižování parametru postgresql.conf, najednou

  3. Privilegia a zabezpečení PostgreSQL – uzamčení veřejného schématu

  4. Skládání zásobníku – Zjednodušte nasazení kontejnerů MySQL v Dockeru