Používání Microsoft Access s Power BI
Nedávno jsme měli klienta, který chtěl zobrazit svá data QuickBooks v Power BI, ale ten první se nemohl spojit s druhým a získat data, takže jsme se uchýlili k exportu dat z Quickbooks, pomocí Accessu je vyčistili a nakonec nahráli. na PowerBI.com, aby ostatní zaměstnanci mohli vidět analýzu.
Analýza dat QuickBook
Přestože PowerBI.com dokáže číst data QuickBooks přímo (viz https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), náš klient potřeboval sestavy, které nebyly zahrnuty. Řešením, které jsme poskytli, byla databáze Accessu, která jim umožňovala snadno importovat data z QuickBooks pomocí zpráv QB exportovaných do CSV, poté nechat Access data vyčistit a sloučit je s místními tabulkami, aby získal potřebné výsledky. Do Accessu jsme přidali kód, který nahraje data ze souboru csv a uloží je do přístupových tabulek, které byly připojeny k PowerBI.com za účelem vytváření přehledů.
Jakmile byla databáze nastavena s požadovanými daty, poskytli jsme uživateli desktopovou aplikaci Power BI a vytvořili řídicí panel s požadovanými vizuály a zdrojem dat pocházejících z tabulek Accessu. V tomto případě klient používal 32bitový Access, takže jsme nainstalovali 32bitovou verzi Power BI Desktopu a nainstalovali Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.
Jedním z požadavků klientů bylo sledovat hodiny zaměstnanců, aby bylo zajištěno, že dosáhli svých cílů, každý měl týdenní cíle, ale také chtěli vidět cílové procento ve zvoleném časovém období, takže pokud byl například cíl pro zaměstnance 32 za týden a analyzovaná data byla dva týdny, cíl by měl být 64.
Krok 1:Přidejte tabulku dat
Nejprve jsme potřebovali tabulku dat, která by zahrnovala každý den v roce na základě obdržených dat. Pomocí tlačítka Nová tabulka na kartě modelování jsme mohli použít výraz Dax, který by vytvořil tabulku dat, která se pohybovala od nejstaršího po nejnovější datum v tabulce aktivit. V PowerBI jsme použili následující vzorec:
V sestavě na kartě Modelování v horní části okna Power BI vyberte Nová tabulka.
Musíte vytvořit první sloupec tabulky, který bude datem. Nahraďte tabulku názvem vaší tabulky a poté pomocí funkce KALENDÁŘ nastavte požadované časové období. V našem příkladu níže používáme data v tabulce tblTimeActivities a Activity Date je název pole data. Jako počáteční datum vybíráme minimální datum a jako datum ukončení maximální datum. Při použití této metody budou data v tabulce dat narůstat, jak budeme do tblTimeActivities importovat více dat.
Případně můžete napevno zadat počáteční a koncové datum pomocí následujícího skriptu:
Jakmile budete mít sloupec data, můžete nyní přidat další sloupce související s datem, které jsou povinné.
V tomto příkladu extrahujeme rok data. Další možnosti jsou:
Měsíc =MĚSÍC((tblDates[Datum]))
Týden =WEEKNUM(tblDates[Date])
Začátek týdne =tblDates[Date] + 1 – WEEKDAY(tblDates[Date])
MonthName =FORMAT (tblDates[Date], “mmm”)
Dalším krokem bylo přidat vypočítaný sloupec, který by poskytoval počet dní pro každé datum:
CalculatedDays =DATEDIFF(tblDates[Date],TODAY(),DAY)
Nyní musíme vytvořit několik opatření, která by vypočítala celkový cíl na základě časového období vybraného v průřezu.
- Získejte počet týdnů v časovém období:
Počet týdnů =((MAX(tblDates[CalculatedDays])-MIN(tblDates[CalculatedDays]))+1)/7
- Vypočítat cíl:
BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]
Posledním krokem tohoto projektu pak bylo sdílení sestavy s vedením pomocí webového Power BI v Office 365. Abychom to vyřešili, jednoduše jsme sestavu publikovali na web a poté ji sdíleli s určenými uživateli. Nyní, protože data nejsou založena na cloudu, nemůžeme vytvořit aktualizaci plánu bez vytvoření připojení brány. v tomto případě, protože již zavedli každodenní proces ve 3 krocích pro hlavního uživatele, šlo jednoduše o přidání kroku 4:
- Exportujte soubor CSV z Quickbooks.
- Importujte data do Accessu.
- Obnovte plochu Power BI a zkontrolujte sestavy.
- Publikovat na webu Power BI.
Ukázka exportovaných dat z rychlých knih
Závěrečná zpráva
