Lidé, kteří vyvíjejí databáze pro živobytí, jsou tedy základním zdrojem pro průměrného uživatele, pro „výkonného uživatele“ a také pro výrobce softwaru. Zde je kompilace některých nejlepších rad získaných od dlouhého seznamu odborníků na Access. S vědomím, že nabízejí návrhy pro nové uživatele, nabídli rady, aby vyhovovaly vašim potřebám a pomohly zajistit, že můžete Access skutečně používat sebevědomě a efektivně. Než skončíte, budete svému úsilí věnovat správnou míru plánování a organizace – a budete mít solidní plány, jak pokročit ve vývoji a používání databází, které vytváříte pomocí Accessu.
Takže tady je šalvějová rada – v deseti rychlých soustech.
Vše zdokumentujte, jako byste jednoho dne byli vyslýcháni FBI
Nešetřete časem stráveným dokumentováním vaší databáze. Proč? Protože později budete rádi, že neudělali šetřit. Až budete příště potřebovat vytvořit databázi, budete mít připraveny všechny své plány, své obecné informace a všechny své nápady – ty, podle kterých jste jednali, i ty, které zůstaly na rýsovacím prkně. Budete je mít také k tomu, abyste se mohli odkázat na to, kdy nebo pokud se s vaší aktuální databází něco pokazí. Smazali jste omylem uložený dotaz? Žádný problém. Podívejte se do dokumentace. Zapomněli jste, jak spolu souvisí vaše tabulky? Zkontrolujte dokumentaci a znovu vytvořte vztahy. Potřebujete někomu vysvětlit, proč nebo jak jste něco nastavili? Podívejte se na své poznámky a ohromte je svou předvídavostí a pečlivým zvážením.
Co by tedy měla tato slavná dokumentace obsahovat? No, všechno. Ale zde je seznam, který vám pomůže začít:
- Obecné informace o databázi:
- Umístění souborů/dat (s konkrétními síťovými cestami nebo internetovými adresami URL)
- Vysvětlení toho, co databáze dělá
- Informace o tom, jak to funguje
- Rozvržení tabulek:
- Zahrňte názvy polí, velikosti, obsah a ukázkový obsah.
- Pokud některá data pocházejí z esoterických nebo dočasných zdrojů (řekněme z údajů o kreditních kartách, které si každý měsíc stahujete online), poznamenejte si tuto skutečnost v dokumentaci.
- Shrnutí přehledů:
- Názvy přehledů
- Vysvětlení informací v přehledu
Pokud potřebujete před vytvořením sestavy spustit nějaké dotazy, zdokumentujte proces. (Ještě lépe, požádejte si přátelského pitomce, který vám pomůže automatizovat práci.)
- Dotazy a logika: U každého dotazu poskytněte podrobné vysvětlení, jak dotaz funguje, zejména pokud zahrnuje více tabulek nebo zdrojů dat mimo Access (jako jsou tabulky SQL nebo jiné oblasti pro ukládání informací velkého objemu).
- Odpovězte na otázku „Proč?“: Při dokumentaci databáze se zaměřte na proč váš návrh funguje tak, jak funguje. Proč dotazy používají tyto konkrétní tabulky? Je pravda, že pokud pracujete ve firemním prostředí, možná to nevíte proč systém funguje tak, jak funguje, ale nikdy není na škodu se zeptat.
- Podrobnosti o obnovení po havárii:
- Proces a plán zálohování
- Kde jsou umístěny zálohy (vy jste dělat zálohy, že?) a jak obnovit zálohovaný soubor
- Co dělat, když databáze přestane fungovat
Pokud vaše databáze spouští důležitou organizační funkci – jako je účetnictví, inventarizace, správa kontaktů nebo zadávání objednávek – ujistěte se, že je zaveden manuální proces, který organizaci udrží v chodu, pokud databáze nefunguje – a nezapomeňte tento proces zdokumentovat!
Pokud potřebujete pomoc s některou z těchto položek, někoho se zeptejte! Ať už si půjčíte někoho z vašeho oddělení informačních technologií nebo si pronajmete počítačového geeka, získejte potřebnou pomoc. Zacházejte se svou dokumentací jako s pojištěním – žádná organizace by bez něj neměla fungovat.Každých 6 až 12 měsíců zkontrolujte dokumentaci, abyste zjistili, zda jsou nutné aktualizace. Dokumentace je užitečná, pouze pokud je aktuální a pokud jí rozumí někdo jiný než vy. Stejně tak se ujistěte, že vy (nebo vaši kolegové v kanceláři) víte, kde se dokumentace nachází. Pokud máte elektronickou verzi, mějte ji zálohovanou a mějte po ruce výtisk – něco, co budete rádi, když se vy nebo někdo jiný pokusíte recyklovat části vaší databáze pomocí funkce Aplikační části.
Udržujte databázová pole aplikace Access co nejmenší
Při vytváření tabulek upravte velikost textových polí tak, aby odpovídala datům, která v nich máte. Access ve výchozím nastavení nastavuje textová pole (známá jako krátký text) tak, aby obsahovala 255 znaků, což je poměrně velkorysé nastavení, zvláště pokud pole obsahuje mizerné dvoupísmenné zkratky stavu.
Sto nebo více mezer navíc – které se ve většině textových polí nevyužijí – by se nezdálo jako nic, kvůli čemu byste mohli ztrácet spánek, ale vynásobte toto místo v tabulce se 100 000 adresami zákazníků a skončíte se spoustou megabajtů úložiště. prostor, který je velmi zaneprázdněn a nic nedrží.
Upravte velikost pole pomocí nastavení Velikost pole na kartě Obecné v zobrazení Návrh.
Použití číselných polí pro reálná čísla v databázích Accessu
Použijte číselná pole pro čísla používaná ve výpočtech, ne pro text vydávající se za číslo. Softwarové aplikace vnímají obrovský rozdíl mezi PSČ 47999 a číslem 47 999. Aplikace vidí poštovní směrovací číslo jako řadu znaků, které jsou všechny shodou okolností číslicemi, ale číslo je považováno za skutečné číslo, které můžete použít pro matematiku a všechny druhy dalších zábavných číselných věcí. Dalším důvodem, proč PSČ není pole Číslo? Pokud jste v USA a vaše PSČ začíná nulou, aplikace odřízne úvodní nulu a uloží do pole pouze nenulové číslice – z 01234 se stane 1234. To není dobré!Když vybíráte typ nového pole s čísly, položte si jednoduchou otázku:Chystáte se někdy s tímto polem počítat nebo dělat něco matematického?
- Pokud budete počítat s polem, použijte Číslo typu.
- Pokud s polem nebudete počítat, uložte pole jako Krátký text .
Ověřte svá přístupová data
Ověřování může pomoci zabránit tomu, aby se špatná data přiblížila k vašim tabulkám. Ověřování je snadné, rychle nastavitelné a vždy ostražité (i když jste tak unavení, že nevidíte rovně). Pokud nepoužíváte ověřování k ochraně integrity vaší databáze, měli byste začít.Používejte v Accessu srozumitelné názvy, abyste věci zjednodušili
Při sestavování tabulky nebo vytváření databáze myslete na názvy databázových souborů, polí a tabulek, které používáte:- Pamatujete si, co ta jména znamenají za tři měsíce? Za šest měsíců?
- Jsou názvy dostatečně intuitivní, aby se někdo mohl podívat na tabulku a zjistit, co dělá, dlouho poté, co jste přešli k větším a lepším věcem?
Hodnoty polí Access mažte s velkou opatrností
Kdykoli odstraňujete hodnoty polí z tabulky, ujistěte se, že zabíjíte hodnoty ve správném záznamu – znovu zkontrolujte a pak pouze když jste si jisti, smažte originál. I poté můžete rychle stisknout Ctrl+Z a obnovit problematickou položku za předpokladu, že ji hned po zachycení chyby vrátíte zpět.Proč všechna ta kontrola a dvojitá kontrola? Protože poté, co odstraníte hodnotu pole a uděláte v tabulce cokoli jiného, Access na vaši starou hodnotu úplně zapomene. Je pryč, jako by nikdy neexistovala. Pokud odstraníte záznam z tabulky, záznam skutečně zmizí – protože pro celý záznam není k dispozici možnost Zpět. Pokud byl tento záznam důležitý a vy jste neměli aktuální záložní soubor, když záznam zmizel, máte smůlu. Promiň!
Zálohujte, zálohujte, zálohujte své databáze Access
Vyjádřil jsem to dostatečně jasně? Vždy mějte zálohu své práce! Neexistuje žádná náhrada za aktuální zálohu vašich dat – zvláště pokud jsou data životně důležitá pro váš osobní nebo profesní život. Efektivní strategie často zahrnují udržování záložních kopií na jiném místě pro případ, že by katastrofa zničila vaši kancelář, ať už v jiné kanceláři nebo v cloudu.
Pokud si myslíte, že jste nikdy předtím nepotřebovali zálohu, tak proč se obtěžovat, myslete na povodně. Vzpomeňte si na hlasatele, kteří říkají, že oblast, která je momentálně pod vodou, nebyla nikdy předtím zaplavena. Představte si životy lidí plovoucí po ulici. Ať už čelíte skutečné katastrofě rozměrů hurikánu, požáru nebo se pevný disk vašeho počítače rozhodl zemřít (a to se stává – i když se vám to nikdy předtím nestalo), budete mnohem šťastnější, když zálohu vaší databáze.
Přemýšlejte, přemýšlejte a znovu přemýšlejte, než začnete v Accessu jednat
Znáte tesařské heslo „Dvakrát měř, jednou řež“? Totéž lze říci o myšlení, pokud jde o vaši databázi. Nepřemýšlejte jen o něčem, dosáhněte rychlého závěru a pak se ponořte. Počkejte, promyslete si to znovu a možná o tom potřetí. Potom vyvodit závěr a začít podle něj jednat. Se vší silou, kterou vám Access poskytuje, ve spojení se schopností uložit tisíce a tisíce záznamů ve vaší databázi, může být relativně jednoduchá chyba poměrně drahá kvůli potenciálním důsledkům, pokud jde o ztrátu dat nebo „nevratnou“ akci. omylem.Udělejte si pořádek a zůstaňte organizovaní při práci v Accessu
I když se návrhy, jak si udělat pořádek a udržet to jednoduché, mohou zdát v rozporu, tyto dvě rady jsou opravdu družné. Udržování věcí jednoduše může být často způsob, jak se vyhnout potřebě velké organizace. Kdežto už vás asi unavilo slyšet, jak vám rodiče připomínají, že „pro všechno je místo a všechno na svém místě“ (nebo kdyby byli méně poetičtí, „Ukliďte si pokoj!!! “), měli pravdu.
Pokud budete mít databázi organizovanou, ušetříte si čas a trápení. Dobře naplánovanou a dobře uspořádanou tabulku bude snazší dotazovat se, vytvářet sestavy a vkládat do formuláře. Bude také třídit a filtrovat jako blesk.
Ano, můžete se příliš zorganizovat. Ve skutečnosti je přílišná organizace až příliš snadná. Zmírněte svou touhu organizovat pěstováním další vášně:práce s co nejmenším počtem kroků. Omezte počet složek a podsložek, které používáte – maximálně pět úrovní složek je více než dostačující pro téměř každého. Pokud překročíte pět úrovní, vaše organizace začne narážet na vaši produktivitu (a nikdo nemá rád ztrátu produktivity, nejméně ze všech lidí, kteří vymýšlejí ty hloupé malé slogany pro firemní plakáty pro dobrou náladu).