Ne všechny firmy si jsou jisté, kdy je čas přejít do databáze. Excel je užitečný tabulkový procesor, který dokáže splnit potřeby mnoha malých podniků. Přesto, jak jejich podnikání roste, nebo chtějí více možností, dává smysl skočit do databáze, jako je MS Access.
Jak tedy víte, co je pro vaši firmu správné a kdy je čas na změnu? Pravdou je, že byste pravděpodobně měli používat Excel a Access společně, spíše než nahrazovat jeden druhým.
Začněme diskusí o základních úlohách, ke kterým se aplikace Excel a Access používají, a o tom, jak poznáte, kdy je čas upgradovat na databázi.
K čemu se jednotlivé nástroje používají?
Microsoft Excel je tabulkový nástroj používaný pro následující úlohy:
- Analýza dat
- Výpočty, statistická srovnání
- Správa grafů
- Generujte výstup, který lze sdílet
Microsoft Access je databázový nástroj používaný pro následující úlohy:
- Správa dat
- Zobrazit podmnožiny dat, složité dotazy
- Přehledy pro sumarizaci dat
- Automatizace běžných událostí
- Databáze používaná více uživateli
Stručně řečeno, Excel je pro analýzu data, zatímco Access je pro správu data.
Jak poznám, že je čas přidat přístup?
Pokud právě používáte Excel, uvědomujete si potenciál, který tento tabulkový procesor nabízí. Efektivně analyzuje číselná data a je relativně snadné se ho naučit. Nejnovější verze jsou také vybaveny spoustou šablon a zkratek, které vám usnadní práci.
Když však potřebujete spravovat stovky nebo tisíce tabulek, Excel pod tlakem praskne. Je stále obtížnější spravovat data a aktualizovat své vzorce. Pokud máte potíže se správou tabulek, je to nepochybné znamení, že potřebujete větší a obsáhlejší databázi.
Výhodou Accessu je to, že poskytuje řešení pro ukládání dat, která je třeba načítat a analyzovat na různých místech. K těmto záznamům můžete kdykoli přistupovat a provádět příslušné změny. Jelikož je každému záznamu přiděleno ID, můžete své databáze třídit, filtrovat a dotazovat se na ně na základě svých cílů.
Závěr
Vzhledem k tomu, že aplikace Excel je přetížená tabulkami a je pro vás obtížnější udržovat a aktualizovat data, je to jasné znamení, že jste připraveni přejít na Access. Ale neházejte ručník do ringu s Excelem. Access můžete importovat do Excelu a naopak a užívat si to nejlepší z obou světů.