Dříve v této sérii jsme importovali databázový model SuiteCRM do Vertabelo a ukázali, jak používat funkce Vertabelo k jeho organizaci. V tomto článku uvidíme, jak jsou běžná data CRM uložena v jeho databázi. Také zkontrolujeme předpoklady učiněné v části 2 o vztazích mezi tabulkami a jejich funkcemi. V případě potřeby provedeme úpravy modelu.
Co aktuálně máme?
V části 1 jsme nainstalovali SuiteCRM lokálně pomocí instalačního balíčku Bitnami. Po úspěšném přihlášení vypadá hlavní obrazovka SuiteCRM takto:
Databáze SuiteCRM s názvem „bitnami_suitecrm“ je přístupná na adrese http://127.0.0.1/phpmyadmin. Připomeňme, že model má 201 tabulek.
2. část této série jsme uzavřeli s modelem organizovaným takto:
Základní požadavky na CRM
CRM by nám mělo umožnit vést záznamy o našich klientech a sledovat kontakty (hovory, schůzky atd.), které s nimi máme.
Klienti jsou ústředním bodem každého CRM systému. Potřebujeme uchovávat jejich základní organizační údaje (jméno, adresa, tržby, počet zaměstnanců) a jejich kontaktní údaje (telefon, mobil, e-mail, webové stránky a možná i účty na sociálních sítích). Musíme také sledovat administrativní údaje, například kdy a kým byly jejich záznamy přidány nebo aktualizovány v systému.
Když přemýšlíme o akcích souvisejících s klientem, obvykle myslíme na hovory a schůzky. Můžeme také provést nějaké další akce, které nevyžadují kontakt s klientem:kontrola, zda je problém vyřešen, zda byla provedena platba, a podobně. Chceme si uchovávat záznamy o předchozích akcích, ale potřebujeme také schopnost plánovat budoucí události. Kromě toho budeme ukládat časy zahájení a ukončení akce, kdo vložil a aktualizoval údaje o akci, kdo inicioval konkrétní akci a kdo ji má na starosti.
Samozřejmě existuje spousta dalších věcí – jako dříve prodané produkty a služby a potenciální nové prodeje – které bychom také mohli přidat do CRM. V tomto článku se ale zaměříme na to, jak SuiteCRM ukládá klientská data, hovory a schůzky.
Správa klientů
Klientské organizace se nazývají účty v SuiteCRM. Zde je to, co Vytvořit nový účet obrazovka vypadá takto:
A takto vypadá tabulka „účtů“ v databázi SuiteCRM:
V rámci accounts tabulka, atributy ukládají informace zadané do Vytvořit nový účet obrazovka:
- Základní údaje klienta:
name,description,industry,annual revenue,,rating,ownership,employees,ticker symbol - Kontaktní údaje:
phone_fax, atributy fakturační adresy, atributy dodací adresy,phone_office,phone_alternate,website - Změny klientských dat v CRM:
created_by,modified_user_id,assigned_user_id,date_entered,date_modifiedadeleted.
Většina těchto atributů je typu varchar, protože CRM musí být schopno ukládat uživatelsky vložená data jakéhokoli možného typu.
accounts tabulka je propojena s mnoha dalšími tabulkami v databázi SuiteCRM. Všechny vztahy jsou nastaveny podle předpokladů uvedených v části 2 této série.
Účty v SuiteCRM jsou v podstatě seznam klientů. Souvisí s mnoha dalšími tabulkami v systému:contacts , opportunities , bugs , cases .
V SuiteCRM mluvíme o kontaktech jsou skuteční lidé, se kterými mluvíme jménem jejich organizace (nezapomeňte, že v CRM řeči se tyto organizace nazývají „účty“). K účtu můžete přiřadit nový kontakt, jak je znázorněno níže:
Údaje jednotlivce jsou uloženy v contacts stůl. account_contacts tabulka nám umožňuje spojit mnoho kontaktů s daným účtem.
Příležitosti v SuiteCRM jsou odhadované prodejní možnosti. Jsou vázány na prodejní fázi. opportunities a account_opportunities tabulky se používají k ukládání dat o více příležitostech souvisejících s jedním účtem.
Jak můžete uhodnout z jejich názvu, bugs a accounts_bugs tabulky ukládají data o problémech souvisejících s určitými účty. Modul SuiteCRM nám také umožňuje zadávat řešení a sledovat historii chyb. Chyby se týkají calls , contact , cases a další tabulky.
Modul „cases“ se používá k zadávání a sledování problémů souvisejících se službou. Poté, co přidáme nový případ, můžeme přidat chyby související s tímto případem.
Volání
Jakýkoli CRM systém bude ukládat informace o hovorech klientům; SuiteCRM se neliší. Chcete-li přidat nový hovor, klikněte na Aktivity --> Hovory a vyplňte potřebné údaje. Přidáme nový hovor a spojíme ho se stávajícím účtem a uživatelem v našem systému.
Zde je to, co Výzvy sekce uvnitř databáze vypadá takto:
V calls tabulky, můžeme vidět některé ze stejných atributů jako v accounts stůl. Atributy created_by , modified_user_id a assigned_user_id odkazují na uživatele, kteří vstoupili do tohoto hovoru, upravili jej nebo jsou k hovoru přiřazeni. parent_type a parent_id pár označuje, na kterou tabulku se odkazuje, a hodnotu primárního klíče pro tuto tabulku. Většina ostatních atributů je samozřejmá.
Stejná struktura využívající vztah many-to-many se používá ke spojení hovorů s uživateli, potenciálními zákazníky a kontakty.
Po kliknutí na tlačítko Uložit , můžeme vidět nový záznam hovoru v našem Hovory seznam. Nyní nahlédneme do databáze, konkrétně do calls a calls_users tabulky.
V calls v tabulce vidíme, že “parent_type” =Účty a že id v parent_id pole je ID účtu. Uvnitř databáze je několik tabulek, které používají stejný atribut pro připojení k jedné z několika dalších tabulek. Zatímco parent_id bude obsahovat hodnotu primárního klíče v odkazované tabulce parent_type označuje, ke kterému stolu se připojíme.
Samozřejmě v calls_users tabulky, přiřadíme toto volání přiřazenému uživateli.
Schůzky
„Schůzky a potenciální zákazníci ” je skupina tabulek používaných k ukládání dat souvisejících se schůzkami a potenciálními zákazníky. I když je zřejmé, jaká data o schůzce mohou být, vedoucí odkazovat na potenciální zájem klientů o naše produkty a služby. Později tyto potenciální zákazníky použijeme a spojíme je s příležitostmi, hovory a schůzkami.
Všimli jsme si, že některá obecná pravidla pro pojmenovávání polí na meetings Tabulka a pro připojení schůzek s kontakty, potenciálními zákazníky a uživateli jsou použity v této části.
Stejně jako u hovorů mohou být schůzky také přiřazeny uživatelům a související s klienty. Novou schůzku zadáme kliknutím na Aktivity --> Schůzky --> Naplánovat schůzku .
Jakmile jsou data schůzky zadána, jsou uložena v SuiteCRM; můžeme jej zobrazit v seznamu schůzek. Stejně jako u hovorů lze schůzky přiřadit účtům, kontaktům, úkolům, příležitostem, chybám, případům, zájemcům, projektům, projektovým úkolům a cílům.
V databázi meeting tabulka obsahuje údaje o nově přidané schůzce. parent_type a parent_id atributy se používají stejným způsobem a ke stejnému účelu jako calls data.
meetings_users tabulka ukládá informace o uživatelích, kteří jsou přiřazeni k určité schůzce.
Primární klíče jsou náhodně generované hodnoty hash. To nám umožňuje mít jedinečné hodnoty pro každý primární klíč v celé databázi, nejen v každé tabulce. To je zvláště užitečné, když používáme stejný atribut jako cizí klíč pro mnoho různých tabulek. Jeden atribut obsahuje hodnotu klíče, zatímco jiný obsahuje název odkazované tabulky. To poskytuje mnohem větší flexibilitu – více než systémy pokrývající několik situací v reálném životě obecně potřebují.
Ve 4. části, která uzavře tuto sérii, se blíže podíváme na zbytek SuiteCRM včetně kampaní, projektů, příležitostí a správy dokumentů.