V pokračování naší série tipů – triků a pokynů pro Microsoft Access sdílíme některé další položky. Probíhající články se budou i nadále zaměřovat na tabulky v databázi Accessu.
Tabulky databáze a vztahy mezi tabulkami
Co přesně jsou vztahy databázových tabulek a proč je chcete používat? Návrh databáze s více tabulkami může být obzvláště náročný. Nejen, že musíte určit všechny databázové tabulky, ale pochopit koncept databáze, pokud jde o více tabulek, je obtížný úkol.
Někteří lidé to prostě vzdají a rychle se přikloní k MS Excel. Zanedlouho se ocitnou v tabulkové noční můře, kdy mají několik tabulek propojených dohromady napříč velkou propastí sdílené sítě. Jednotlivci přecházejí do Excelu, protože nemají čas ani znalosti na vytváření databáze Accessu.
Takže za předpokladu, že chcete vytvořit databázi v Accessu, může být okno vztahu tabulky v Accessu extrémně užitečné. Můj profesionální názor je, že ve své databázi nic nevytvářejte, dokud nezmapujete všechny vztahy pomocí této funkce. Na obrázku níže vidíme standardní vztah mezi zákazníkem a objednávkou.
Tento článek se zaměří na vztah „jeden k mnoha“. Co tento vztah znamená a jak se používá? Ve výše uvedeném příkladu jsou informace o zákazníkovi uloženy jako „jeden “ a objednávky jsou uloženy jako „mnoho " vztah. Proč byste chtěli ukládat informace o zákaznících více než jednou? Strana objednávek nebo mnoho bude ukládat ID zákazníka více než jednou, protože zákazník může objednávat více než jednou.
Například, když vám příjezdová cesta zatarasí společnost zabývající se tuleňmi. V tomto případě je zákazník uložen v tabulce zákazníků a všechny podrobnosti o pečetním plášti/objednávce budou uloženy v tabulce objednávek.
Dva roky od prvního nátěru bude nutné příjezdovou cestu znovu utěsnit. Zákazník je již v databázi, takže je vytvořena nová objednávka pro stejného zákazníka. V níže uvedeném formulářovém zobrazení objednávek je zobrazen konečný vývoj po vytvoření tabulek.
Ve výše uvedeném příkladu jsou informace o zákaznické úloze primární složkou vztahu jeden k mnoha. Pokud je potřeba nová úloha pro stejného zákazníka, uživatel pouze vybere tlačítko nové úlohy v níže uvedeném diagramu.
Po přidání nové úlohy se obrazovka shrnutí zákazníka změní tak, aby odrážela 2. úlohu pro stejného zákazníka. Viz níže uvedený diagram.
To nás přivádí zpět ke vztahům tabulek, ale také překlenuje propast, proč vztahy nastavujete.
Výše uvedený obrázek je výsledkem vytváření tabulek a formulářů. Níže uvedený obrázek je místo, kde to začalo, když nastavujete vztahy mezi tabulkami. Číslo Zákazníka v tabulce Zákazníci se shoduje s objednávkou v tabulce Objednávky.
Tip – Nikdy nezačínejte vytvářet žádné formuláře pro zadávání databází v databázi Accessu, dokud nejprve nezmapujete celou strukturu tabulek.
Sekundární položky v níže uvedeném diagramu zahrnují následující položky:
- Vynutit referenční integritu – Objednávku nelze zadat do tabulky objednávek, dokud nebude nejprve vytvořen uvedený zákazník. To zabraňuje vytváření „ztracených“ objednávek bez zákazníka.
- Kaskádově aktualizovaná související pole – Pokud se změní hodnota pole ID zákazníka v tabulce zákazníků, všechny přidružené hodnoty ID zákazníka se změní také v tabulce objednávek. To je převládající v databázi, kde se mění čísla produktů nebo hodnoty ID zaměstnanců.
- Kaskádové odstranění souvisejících záznamů – Pokud smažete zákazníka, budou smazány i všechny související objednávky. Opět to zabrání tomu, aby „ztracené“ nebo „osiřelé“ záznamy zůstaly v navazujících tabulkách samotné.
Stručně řečeno, návrh databáze s více tabulkami není snadný úkol. Je to však možné s velkým výzkumem a tvrdou prací, lze to zvládnout. Je to opravdu hádanka, kterou vyřešíte, a všechny kousky máte přímo před sebou, pokud jde o sledování dat v rámci vašich každodenních procesů.
Pokud máte potíže s tím, jak začít s Microsoft Access, obraťte se na Arkware ještě dnes, pokud potřebujete jakékoli databáze.