Chcete si ukrátit čas z rutinních úloh Microsoft Access? Access nabízí mnoho funkcí, které mohou zlepšit vaši efektivitu a produktivitu. Klíčem je vědět, kde tyto funkce najít a jak je používat. Nestyďte se – prozkoumejte a vyzkoušejte těchto 10 tipů, které vám ušetří čas pro MS Access.
1. Přidání časových razítek do záznamů databáze
Pomocí funkce Now() můžete do záznamů databáze automaticky přidat čas a datum. Tímto způsobem, kdykoli vytáhnete záznamy, můžete určit, kdy byla data vložena.
2. Používejte šablony k vytváření databází
Šablony jsou vaším přítelem v MS Access. Díky šablonám nemusíte vytvářet databázi od začátku. Vyberte si ze stovek možností, které vytvořila společnost Microsoft nebo někdo z komunity Access.
3. Import dat z Excelu do Access
Import dat z Excelu do Accessu může být obrovskou úsporou času. Pomocí Accessu můžete s daty udělat mnohem více, včetně aktualizace vzorců a řazení nebo filtrování výsledků. Pokud si nejste jisti, zda byste měli přejít z Excelu na Access, kontaktujte společnost podpory MS Access.
4. Export dat z Accessu do Excelu
Je také užitečné exportovat data z Accessu do Excelu. Tabulky nedokážou všechno, co databáze, ale stále jsou užitečné, když potřebujete spravovat pouze malé množství dat. Navíc většina lidí ví, jak používat Excel.
5. Použijte SQL pro pokročilé dotazy
Structured Query Language (SQL) je dobré použít, pokud máte potíže s návrhem dotazu. SQL je základem pro relační databáze a umožňuje vám vybrat si přesné výsledky, které hledáte.
6. Pravidelně zálohujte databázi
Vaše databáze Accessu nejsou imunní vůči poškození nebo poškození, takže je důležité podniknout příslušné kroky k jejich ochraně. Nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout, je pravidelně zálohovat databáze.
7. Poznejte své zkratky
Udělejte si čas na seznámení se se zkratkami, které vám budou užitečné. Například můžete využít plný výkon Accessu filtrováním výsledků, skrytím duplikátů v přehledech a urychlením zadávání dat.
8. Pochopte makra
Makra jsou nástroje, které vám umožňují automatizovat úkoly a funkce vašich formulářů a sestav – a nemusíte se k tomu učit VBA (Visual Basic for Applications). Udělejte si čas na učení maker, i když vypadají na první pohled zmateně – budete mnohem efektivnější!
9. Využijte své vztahy
Mnoho lidí používá Access jako oslavovanou tabulku, ale vy tím pouze omezujete její potenciál. Relační databáze sledují vztahy mezi datovými prvky, takže prozkoumejte, jak vytvořit vztah mezi dvěma tabulkami v libovolné databázi.
10. Pečlivě vybírejte primární klíče
MS Access vám umožňuje vybrat si primární klíče a budete to chtít udělat moudře. Například při návrhu nové databáze musí být vybraný klíč jedinečný. Pokud je možné, že dva záznamy sdílejí stejnou hodnotu atributu, nebudete jej chtít použít jako primární klíč.
Microsoft Access nikdy nepodceňujte. Je to výkonný databázový program, který vám umožní udělat více za kratší dobu. Doufejme, že výše uvedených 10 tipů se vám bude hodit, až se naučíte procházet Access 2016 efektivněji a produktivněji.