- Krátký text
- Dlouhý text
- Číslo
- Měna
- Automatické číslo (tento typ dat se ve výchozím nastavení použije na pole počátečního ID v každé nové tabulce)
- Datum/čas
- Ano/Ne
- Vyhledání a vztahy
- Rich Text
- Příloha
- Hypertextový odkaz
- Objekt OLE
- Vypočteno
- Průvodce vyhledáváním
Prozatím postačí říci, že výše uvedené pole Automatické číslo je pole, které obsahuje automaticky generované číslo, takže každý záznam je jedinečný tím, že má jedinečné automatické číslo neboli ID.
Prozatím si nedělejte starosti s tím, že budete zjišťovat, co je každý typ pole nebo co dělá na základě jeho názvu – každé z nich krátce projdu. Jak však vidíte, seznam pokrývá téměř jakýkoli typ dat, který si dokážete představit. A pamatujte, že každý z nich lze do značné míry přizpůsobit, což vede k polím, která přesně vyhovují vašim potřebám.
Připravovaný seznam s odrážkami představuje dostupné typy polí a způsob jejich použití. Také se dozvíte něco málo o tom, jak je můžete vyladit, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám:- Krátký text: Uloží až 255 znaků textu – písmen, číslic, interpunkce a jakékoli jejich kombinace.
- Dlouhý text: Nahrazuje typ pole Memo nalezený ve verzích 2010 a předchozích. Pole Dlouhý text pojme až 64 000 znaků informací – to je téměř 18 stran textu. Tohle je opravdu velké textové pole. Je to skvělé pro obecné poznámky, podrobné popisy a cokoli jiného, co vyžaduje hodně místa.
Čísla v textovém poli nejsou čísla k výpočtu; je to jen shluk číslic visících pohromadě v poli. Dejte si pozor na tuto skutečnost, když navrhujete tabulky ve vaší databázi – nechcete zadávat, řekněme, hodnotu, kterou hodláte použít do vypočítaného pole, nebo extrahovat nějaký jiný druh informací ze sestavy a mít tuto hodnotu uloženy jako text, což jej znefunkční jako číslo. Pokud jsou data číselná, uložte je tímto způsobem.
Textová pole mají jedno nastavení, o kterém potřebujete vědět:velikost. Když vytvoříte textové pole, Access chce vědět, kolik znaků pole obsahuje. To je pole velikost. Pokud vytvoříte pole s názvem Křestní jméno a nastavíte jeho velikost 6, Joseph hodí se do terénu, ale ne Jennifer. Toto omezení může být problém. Dobrým obecným pravidlem je udělat pole o něco větší, než si myslíte, že potřebujete. V případě potřeby je snadné pole později ještě zvětšit, ale je potenciálně nebezpečné jej zmenšovat.- Číslo: Obsahuje reálná, jistá čísla. Pomocí číselných polí můžete sčítat, odečítat a vypočítat svou cestu ke slávě a bohatství. Pokud ale pracujete s dolary a centy (nebo librami a pencemi), použijte místo toho pole Měna.
- Měna: Sleduje peníze, ceny, fakturované částky a tak dále. V databázi Accessu se peníze zastaví zde. Ostatně i lira, marka a jen. Pokud máte náladu na další druh čísla, podívejte se do pole Číslo.
- Datum/čas: Ukládá čas, datum nebo kombinaci obou v závislosti na formátu, který používáte. Pomocí pole Datum/Čas můžete sledovat, kdy život žijete. Docela univerzální, co?
- Ano/Ne: Drží Ano/Ne, Pravda/Nepravda a Zapnuto/Vypnuto v závislosti na zvoleném formátu. Když potřebujete jednoduché ano nebo ne, toto je pole, které můžete použít.
- Vyhledání a vztah: Pokud chcete, aby pole v jedné tabulce skutečně zobrazovalo obsah z pole v jiné tabulce, zvolte toto jako typ pole. Jakmile je vybrán tento typ pole, otevře se jednoduchý průvodce vyhledáváním, pomocí kterého vyberete tabulku a pole, abyste mohli toto nové pole v tabulce vyhledat.
- Rich Text: Potřebujete naformátovat obsah konkrétního pole? Vyberte tento typ pole a formátování použité na data v poli (pomocí nástrojů pro formátování textu na kartě Domů) bude takové, jak se zobrazí na obrazovce a v přehledech.
- Objekt OLE: Datový typ OLE Object můžete použít k propojení nebo vložení objektu – například listu aplikace Excel nebo dokumentu aplikace Word – do tabulky aplikace Access.
- Příloha: Tento typ pole použijte k připojení souborů – dokumentů aplikace Word, pracovních listů aplikace Excel, prezentací v PowerPointu nebo jakéhokoli jiného druhu souboru, včetně grafiky (fotografie dobrovolníka, produktu nebo místa, možná?) – k záznamu.
- Hypertextový odkaz: Díky tomuto typu pole Access rozumí a ukládá speciální jazyk odkazů, díky kterému je internet tak mocným místem. Pokud používáte Access v síti vaší společnosti nebo intenzivně používáte internet, je tento typ pole pro vás.
- Vypočteno: Tento typ pole použijte, pokud chcete dané pole vyplnit výsledkem vzorce, který používá jedno nebo více dalších polí ve stejné tabulce. Například v tabulce, která obsahuje seznam vašich produktů, mohou další pole obsahovat Cena a Sleva. Pokud chcete mít také pole, které vypočítá novou cenu (Cena minus sleva), nastavte toto pole jako Vypočítané. Když toto vyberete jako typ pole, pomocí podnabídky zvolíte, jaký druh dat bude obsahovat výsledek, a poté se zobrazí dialogové okno Tvůrce výrazů, pomocí kterého nastavíte vzorec.
Běžná pole pro každodenní tabulky
| Název | Typ | Velikost | Obsah |
| Název | Krátký text | 4 | Pan, paní, paní, paní, pane atd. |
| Křestní jméno | Krátký text | 15 | Křestní jméno osoby. |
| Střední iniciála | Krátký text | 4 | Prostřední iniciála osoby; umožňuje dvě iniciály a interpunkci. |
| Příjmení | Krátký text | 20 | Příjmení osoby. |
| Přípona | Krátký text | 10 | Jr., Sr., II, Ph.D. a tak dále. |
| Zaměstnání | Krátký text | 25 | Práce nebo pozice. |
| Společnost | Krátký text | 25 | Název společnosti. |
| Adresa 1, adresa 2 | Krátký text | 30 | Zahrňte dvě pole pro adresu, protože některá firemní sídla jsou v dnešní době značně komplikovaná. |
| Město | Krátký text | 20 | Název města. |
| Stát, provincie | Krátký text | 4 | Stát nebo provincie; použijte název vhodně pro data, která ukládáte. |
| PSČ, PSČ | Krátký text | 10 | PSČ nebo PSČ; všimněte si, že se ukládá jako textové znaky, nikoli jako číslo. |
| Země | Krátký text | 15 | Není potřeba, pokud pracujete v jedné zemi. |
| Telefon do kanceláře | Krátký text | 12 | Hlasové telefonní číslo; zvětšete velikost na 17 pro rozšíření. |
| Číslo faxu | Krátký text | 12 | Číslo faxu. |
| Telefon domů | Krátký text | 12 | Telefonní číslo domů. |
| Mobilní telefon | Krátký text | 12 | Mobilní telefon (nebo „mobilní telefon“ pro vás kosmopolity). |
| E-mailová adresa | Krátký text | 30 | Internetová e-mailová adresa. Pokud má osoba, jejíž záznam vytváříte, více e-mailových adres, vytvořte tuto jednu e-mailovou adresu1 a očíslujte alternativy – e-mail2, e-mail3 atd. |
| Web | Hypertextový odkaz | Adresa webové stránky; Access automaticky nastaví velikost pole. | |
| SSN | Krátký text | 11 | USA Číslo sociálního pojištění, včetně pomlček. |
| Komentáře | Dlouhý text | Volný prostor pro poznámky; Access automaticky vybere velikost pole. |
Zakázané symboly
| Symbol | Jméno | |
| / | Lomitko | |
| ? | Otazník | |
| * | Hvězdička | |
| - | Pomlčka | |
| ; | středník | |
| " | Dvojité uvozovky | |
| : | dvojtečka | |
| ' | Jedna citace | |
| ! | Vykřičník | |
| $ | Znak dolaru | |
| # | Znak libry | |
| % | Procento | |
| & | Ampersand |
Dalším typem pole (uvedeným ve sloupci Typ) samozřejmě není pole Krátký text ani Dlouhý text — vidíte také pole Hypertextový odkaz. Tento datový typ je také považován za text, ale datový typ Hyperlink ukládá adresy URL jako adresy URL – nejen jako řetězec textu a interpunkci.
Pokud vás všechny ty věci mezi textem a čísly matou, nezapomeňte, že počítače si myslí, že mezi číslem je rozdíl (které byste použili při výpočtu) a řetězec číslic jako jsou číslice tvořící telefonní číslo. Pokud jde o různé druhy textových polí, jde o to, kolik textu bude v poli uloženo a zda potřebuje nějaké speciální formátování, aby správně fungovalo v databázi.