Nemusíte používat všechny funkce a nástroje a tlačit okraje obálky Accessu. Ve skutečnosti můžete použít velmi málo ze všeho, co Access nabízí, a přesto vytvořit poměrně významné řešení pro vaše potřeby pro ukládání a přístup k datům – to vše proto, že Access skutečně „umí všechno“ – což vám umožní rychle nastavit databázi, vytvářet záznamy do této databáze a poté tato data používat několika užitečnými způsoby. Později, kdo ví? Můžete se stát guru Accessu.
Co je Přístup dobrý pro? To je dobrá otázka. Seznam toho, co s tím můžete dělat, je mnohem delší než seznam toho, co nemůžete dělat s tím – samozřejmě, zvláště pokud necháte věci jako „umýt si auto“ a „odložit nádobí“ ze seznamu „nemůžem“. Pokud jde o organizaci dat, ukládání a načítání, Access je v čele třídy.Budování velkých databází s Alexou
Dobře, co myslím tím velký databáze? Jakákoli databáze s velkým množstvím záznamů – a hodně Myslím stovky. Alespoň. A určitě, pokud máte tisíce záznamů, k jejich správě potřebujete nástroj, jako je Access. Přestože můžete použít aplikaci Microsoft Excel k ukládání seznamů záznamů, omezuje to, kolik jich můžete uložit (ne více než počet řádků v jednom listu). Kromě toho nemůžete použít Excel k nastavení čehokoli kromě jednoduchého seznamu, který lze třídit a filtrovat. Takže cokoli se spoustou záznamů a složitými daty se nejlépe provádí v Accessu.
Některé důvody, proč Access dobře zvládá velké databáze, jsou:
- Velká databáze obvykle vyžaduje velké zadávání dat. Access nabízí nejen formuláře, ale také funkce, které dokážou vytvořit rychlý formulář, přes který může někdo všechny ty záznamy zadávat. To může usnadnit a zrychlit zadávání dat a výrazně snížit chybovost.
- Když máte mnoho a mnoho záznamů, máte také mnoho příležitostí k tomu, aby se vloudily chyby. To zahrnuje duplicitní záznamy, záznamy s překlepy a záznamy s chybějícími informacemi – a to je jen pro otvírače. Takže potřebujete aplikaci, jako je Access, která tyto chyby odhalí a opraví.
- Velké databáze znamenají velké potřeby přesných a srozumitelných zpráv. Access má výkonné nástroje pro vytváření sestav, které můžete použít k vytváření tištěných sestav a sestav na obrazovce – a ty mohou obsahovat tolik dat nebo tolik dat, kolik potřebujete, v případě potřeby čerpaných z více než jedné tabulky. Své přehledy můžete přizpůsobit svému publiku, od toho, co se zobrazuje na stránkách přehledů, až po použité barvy a písma.
- Když chcete něco najít, je těžké se prokousat velkými databázemi. Access poskytuje několik nástrojů pro třídění, vyhledávání a vytváření vlastních specializovaných nástrojů (známých jako dotazy ) pro nalezení nepolapitelného jednotlivého záznamu nebo skupiny záznamů, které potřebujete.
- Access šetří čas tím, že usnadňuje import a recyklaci dat. Možná jste použili určité nástroje k importu dat z jiných zdrojů – jako jsou pracovní listy Excelu (pokud jste začínali v Excelu a maximálně využili jeho užitečnost jako zařízení pro ukládání dat) a tabulky aplikace Word. Access vám ušetří opakované zadávání všech vašich dat a umožní vám udržovat konzistentnost více zdrojů dat.
Vytváření databází s více tabulkami
Ať už vaše databáze obsahuje 100 záznamů nebo 100 000 záznamů (nebo více), pokud potřebujete uchovávat samostatné tabulky a spojovat je pro maximální využití informací, potřebujete relační databáze – a to je Access. Jak víte, zda vaše data musí být v samostatných tabulkách? Přemýšlejte o svých datech – jsou velmi rozdělená? Rozjíždí se na tangentách? Zvažte následující příklad a aplikujte koncepty na svá data a zjistěte, zda pro svou databázi potřebujete více tabulek.Databáze velké organizace
Představte si, že pracujete pro velmi velkou společnost a tato společnost má data týkající se jejích zákazníků a jejich objednávek, produktů, které společnost prodává, jejích dodavatelů a zaměstnanců. Pro komplexní databázi, jako je tato, potřebujete několik tabulek, a to následovně:- Jedna tabulka obsahuje údaje o zákaznících – jména, adresy, telefonní čísla a e-mailové adresy.
- Druhá tabulka obsahuje objednávky zákazníků, včetně jména zákazníka, který objednávku zadal, prodejce, který prodej vyřizoval, informace o dopravě a datum objednávky.
- Třetí tabulka obsahuje informace o produktech, které společnost prodává, včetně čísel produktů, názvů dodavatelů, cen a počtu položek na skladě.
- Čtvrtá tabulka obsahuje údaje o dodavatelích – o společnostech, od kterých hlavní organizace získává zásoby produktů k dalšímu prodeji zákazníkům. Tabulka obsahuje názvy společností, jejich kontaktní osobu a adresu, e-mail a telefonní číslo, na které je lze kontaktovat.
- Pátá tabulka obsahuje údaje o zaměstnancích – od data, kdy byli přijati, po jejich kontaktní údaje až po jejich pracovní zařazení – a také o nich poznámky, jakési shrnutí jejich životopisů pro referenci.
Protože nemusíte vyplňovat všechna pole pro každý záznam — v jakékoli tabulce v databázi — pokud například nemáte telefonní číslo nebo neznáte e-mailovou adresu, je v pořádku nechat tato pole prázdná dokud tyto informace nezískáte.
Nepodařilo se vám naplánovat? Plán na selhání
Pokud pečlivě přemýšlíte o své databázi, o tom, jak svá data používáte a co potřebujete vědět o svých zaměstnancích, zákaznících, dobrovolnících, dárcích, produktech nebo projektech – ať už ukládáte informace o čemkoli – můžete si naplánovat:- Kolik stolů budete potřebovat
- Jaká data půjdou do které tabulky
- Jak budete tabulky používat společně k získání potřebných přehledů
V rámci důkladného plánování si načrtněte plánovanou databázi na papír, nakreslete jakýsi vývojový diagram s rámečky pro každou tabulku a seznamy polí, která v každé budete mít. Nakreslete šipky, abyste ukázali, jak spolu mohou souviset – je to něco jako kreslení jednoduchého rodokmenu – a jste na dobré cestě k dobře naplánované a užitečné databázi.
Zde je praktický postup, který je třeba dodržet, pokud s procesem plánování databáze začínáte:1. Na papíře nebo v dokumentu textového editoru, podle toho, co je vyšší pohodlné, zadejte následující:
- Předběžný název vaší databáze
- Seznam informací, které plánujete získávat z této databáze denně nebo pravidelně
2. Nyní na základě těchto informací vytvořte nový seznam skutečných podrobností, které můžete uložit:
Uveďte všechny informace, které vás napadnou o vašich zákaznících, produktech, nápadech, případech, knihách, uměleckých dílech, studentech – ať už se vaše databáze týká. Nebojte se to přehánět – vždy můžete některé položky v seznamu přeskočit, pokud se nezobrazují jako věci, které skutečně potřebujete vědět (nebo můžete zjistit) o každé položce ve vaší databázi.
3. Vezměte si seznam polí – to jsou všechny ty části informací – a začněte je rozdělovat do logických skupin.
Jak? Přemýšlejte o polích a o tom, jak spolupracují:
- Pokud databáze například sleduje knihovnu knih, například název, datum vydání, vydavatele, ISBN (I mezinárodní S tandard B dobře N počet, který je pro každou knihu jedinečný), cena a počet stran mohou být uloženy v jedné skupině, zatímco informace o autorovi, recenze a seznamy dalších titulů od stejného autora nebo knih na stejné téma mohou být uloženy v jiné skupině. Tyto skupiny se stanou jednotlivými tabulkami a vytvoří vaši relační databázi knih.
- Zjistěte, čím je každý záznam jedinečný. Jak bylo uvedeno v předchozím bodě, potřebujete pole, které je jedinečné pro každý záznam. Ačkoli pro vás Access může vytvořit jedinečnou hodnotu, pokud pro každý záznam v databázi neexistují žádná jedinečná data, často je nejlepší mít takové pole již na místě nebo si takové pole vytvořit sami. Zákaznická čísla, čísla studentů, čísla sociálního zabezpečení, ISBN knih, katalogová čísla, sériová čísla – vše, co není stejné pro žádné dva záznamy, bude stačit.
S velkým seznamem polí a několika předběžnými seskupeními těchto polí připravených a s představou, které pole je pro každý záznam jedinečné, můžete začít zjišťovat, jak použít data.
4. Vytvořte si seznam způsobů, jakými můžete data využít, včetně:
- Přehledy, které chcete vytvořit, včetně seznamu polí, která by měla být součástí každého přehledu
- Další způsoby využití dat – štítky pro zásilky, štítky produktů, katalogová data, ceníky, seznamy kontaktů atd.
5. Uveďte všechna místa, kde se vaše data aktuálně nacházejí. Může to být na útržcích papíru ve vaší kapse, na kartách v krabici, v jiném programu (jako je Excel) nebo možná prostřednictvím společnosti, která prodává data pro marketingové účely.
Po tomto plánování jste připraveni začít budovat databázi.Přístup k databázím pomocí uživatelských formulářů
Při plánování databáze zvažte, jak budou data zadána:- Pokud budete zadávat data sami, možná vám vyhovuje pracovat v prostředí podobném tabulkovému procesoru (v Accessu známé jako Zobrazení datového listu ), kde je tabulka velká mřížka. Vyplňujete jej řádek po řádku a každý řádek je záznam.
Obrázek ukazuje tabulku probíhajících dobrovolníků v zobrazení datového listu. Rozhodnete se:Je to snadné, nebo si dokážete představit, že byste se při zadávání každého záznamu zapomněli posunout o řádek níže a zadali nesprávné údaje do nesprávných sloupců? Jak můžete vidět, v okně je více polí, než je zobrazeno, takže při použití tohoto zobrazení byste museli hodně posouvat doleva a doprava.
Zobrazení datového listu může být snadným prostředím pro zadávání dat. Nebo ne.- Možná budete chtít použít formulář (zobrazeno na následujícím obrázku). Formulář je specializované rozhraní pro zadávání dat, úpravy a prohlížení databáze po jednotlivých záznamech, pokud:
- Zadávání dat bude provádět někdo jiný
- Psaní řádků po řádcích dat do velké mřížky se zdá být otupující
Zde je jednoduchý formulář pro zadávání nových záznamů nebo kontrolu stávajících.
Efekt otupení mysli (a inherentní zvýšená rezerva pro chyby) je zvláště pravděpodobný, když máte v databázi mnoho polí a uživatel, pokud pracuje v zobrazení datového listu, se musí přes pole pohybovat vodorovně. Formulář, jako je ten na obrázku, umísťuje pole do příjemnějšího formátu, což usnadňuje zadávání dat do polí a zobrazení všech polí současně (nebo pouze těch, do kterých chcete data zadávat).
Pokud je vaše databáze dostatečně velká na to, abyste potřebovali pomoc se zadáváním dat, nebo pokud se bude časem rozrůstat, takže je pravděpodobné, že probíhá proces zadávání dat, Access je nástroj pro vás. Skutečnost, že nabízí jednoduché formy zadávání/úprav dat, je dostatečným důvodem k tomu, aby se z něj stala vaše oblíbená databázová aplikace.
Databáze, které vyžadují zvláštní hlášení
Dalším důvodem, proč používat Access, je schopnost rychle a snadno vytvářet přizpůsobené sestavy. Některé databázové programy, zejména ty určené pro databáze s jednou tabulkou (známé jako plochý soubor databáze), mají vestavěné nějaké předpřipravené sestavy, a to je vše, co můžete udělat – stačí vybrat sestavu ze seznamu a spustit stejnou sestavu, kterou spouští každý jiný uživatel tohoto softwaru.
Pokud jste uživatelem Excelu, vaše možnosti vytváření sestav nejsou zdaleka tak snadné nebo jednoduché a nejsou navrženy pro použití s velkými databázemi – jsou určeny pro tabulky a malé seznamy s jednou tabulkou. Abyste se k těmto sestavám dostali, musíte se navíc ponořit mnohem hlouběji do nástrojů Excelu. Access je na druhé straně databázová aplikace, takže hlášení je hlavní a předem připravená funkce.
Příklad? Chcete-li v Excelu získat sestavu, která seskupuje vaše data podle jednoho nebo více polí ve vašem seznamu, musíte nejprve seřadit řádky v listu, pomocí polí seřadit data a poté můžete vytvořit známý jako přehled mezisoučtu . Chcete-li jej vytvořit, použijte dialogové okno, které se vás zeptá na výpočty, které chcete provést, kam umístit výsledky a zda zakládáte řazení a/nebo mezisoučet na více než jednom poli. Výsledná sestava není určena k tisku a musíte si pohrát se stránkováním tabulky (prostřednictvím specializovaného zobrazení tabulky), abyste mohli kontrolovat, jak se sestava vytiskne.
V aplikaci Access? Stačí spustit Průvodce sestavou a můžete svá data třídit, zvolit, jak je seskupit, rozhodnout, které části dat zahrnout do sestavy, a vybrat si vizuální rozvržení a barevné schéma, to vše v jednom jednoduchém a efektivním procesu. Aniž byste cokoli dělali, sestava je připravena k tisku. Access je vytvořen pro vytváření sestav – koneckonců jde o databázovou aplikaci – a sestavy jsou jedny z nejpoužívanějších (pokud ne nejdůležitější způsoby, jak budete svá data používat a sdílet.
Protože jsou sestavy tak důležitou součástí Accessu, můžete je nejen s minimálním úsilím vytvářet, ale také je přizpůsobit tak, abyste vytvořili účinnou dokumentaci svých nejdůležitějších dat:
- Vytvořte rychlý a jednoduchý přehled, který jen vyplivne vše, co máte v tabulce, v přehledném a snadno čitelném formátu.
Ach, jednoduchost. K rychlému přehledu stačí jediné kliknutí.- Vytvořte přizpůsobenou sestavu, kterou navrhnete krok za krokem pomocí Průvodce sestavou. Ve zprávě na obrázku jsou dobrovolníci seřazeni podle jejich příjmení. Tyto možnosti byly snadno zprovozněny pomocí několika kliknutí.
Průvodce sestavou vytváří propracovanější (ale jednoduché) sestavy, jako je tato.- Můžete si opravdu vyhrnout rukávy a navrhnout novou zprávu nebo si pohrát se stávající a přidat nejrůznější zvonky a píšťalky. Následující obrázek ukazuje, jak se to děje v zobrazení Návrh. Všimněte si, že je vybrán název zprávy (Seznam dobrovolníků podle stavu):Má rámeček kolem a malá držadla v rozích a po stranách rámečku, což znamená, že můžete přeformátovat název, změnit písmo, velikost nebo barvu zprávy. text nebo dokonce upravit slova, pokud je potřeba nový název.
Návrhové zobrazení může vypadat trochu děsivě, ale ke skutečnému přizpůsobení to budete potřebovat – a možná dokonce si to užij!
V Accessu tedy můžete vytvořit jakýkoli druh vlastní sestavy pomocí kterékoli nebo všech databázových tabulek a libovolných polí z těchto tabulek a můžete seskupit pole a umístit je v libovolném pořadí:
- Pomocí Průvodce sestavou si můžete vybrat z několika přednastavených rozvržení sestavy a vše můžete přizpůsobit řádek po řádku, sloupec po sloupci.
- Po vytvoření přehledu můžete pole snadno přidávat a odebírat, pokud změníte názor na to, co přehled obsahuje. Pokud chcete umístit své osobní razítko na každý aspekt vaší zprávy, můžete pomocí zobrazení Návrh provést následující:
- Přidejte názvy, instruktážní nebo popisná textová pole a grafiku.
- Nastavte přizpůsobená záhlaví a zápatí tak, aby zahrnovala všechny informace, které se mají zobrazovat na všech stránkách přehledu.