Jak převést sestavu Microsoft Access do formátu PDF (3 způsoby)

Snadné ukládání zpráv o přístupu jako soubory PDF

Platí pro:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 a 365 (Windows)

Zprávy Accessu můžete snadno převést do PDF (Portable Document Format) bez použití Adobe Acrobat Pro. Chcete-li převést do PDF, použijte kartu Soubor nebo Externí data na pásu karet nebo si můžete přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup.

1. Uložení PDF pomocí karty Soubor na pásu karet

První možností je použít kartu Soubor (zobrazení Backstage) na pásu karet:

Chcete-li převést zprávu (nebo formulář) do PDF pomocí karty Soubor:

1. V navigačním podokně klikněte na zprávu (nebo formulář), kterou chcete exportovat do PDF.
2. Klikněte na kartu Soubor na pásu karet.
3. Vyberte Uložit a publikovat.
4. V části Typy souborů vyberte Uložit objekt jako.
5. V části Typy souborů databáze vyberte PDF nebo XPS.
6. Klikněte na tlačítko Uložit jako. Zobrazí se dialogové okno. Uložit jako typ by se mělo zobrazit jako PDF.
7. V dialogovém okně vyberte cílové umístění, do kterého chcete soubor PDF uložit. V případě potřeby zadejte název. Vyberte možnost Standardní (pro tisk ve vyšším rozlišení) nebo Minimální velikost (pro publikování online) vedle Optimalizovat pro.
8. Klikněte na Možnosti a ujistěte se, že jsou zaškrtnuté značky struktury dokumentu pro usnadnění přístupu (to pomůže čtecím zařízením obrazovky nebo jiné asistenční technologii číst soubor) a poté klikněte na OK.
9. Pokud chcete zobrazit hotový soubor PDF, zaškrtněte políčko Otevřít soubor po publikování.
10. Klikněte na tlačítko Publikovat.
11. V aplikaci Access vyberte Uložit kroky exportu, pokud chcete export pravidelně opakovat (budete muset zadat název a popis).
12. Klikněte na tlačítko Zavřít.

2. Export do PDF pomocí karty Externí data na pásu karet

Další možností je použít kartu Externí data na pásu karet:

Chcete-li převést sestavu (nebo formulář) do PDF pomocí karty Externí data:

1. V navigačním podokně klikněte na zprávu (nebo formulář), kterou chcete exportovat do PDF.
2. Klikněte na kartu Externí data na pásu karet.
3. Klikněte na tlačítko PDF nebo XPS ve skupině Export (XPS je alternativou k PDF vytvořenému společností Microsoft). Zobrazí se dialogové okno. Uložit jako typ by se mělo zobrazit jako PDF.
4. V dialogovém okně vyberte cílové umístění, do kterého chcete soubor PDF uložit. V případě potřeby zadejte název. Vyberte možnost Standardní (pro tisk ve vyšším rozlišení) nebo Minimální velikost (pro publikování online) vedle Optimalizovat pro.
5. Klikněte na Možnosti a ujistěte se, že jsou zaškrtnuté značky struktury dokumentu pro usnadnění přístupu (to pomůže čtecím zařízením obrazovky nebo jiné asistenční technologii číst soubor) a poté klikněte na OK.
6. Pokud chcete zobrazit hotový soubor PDF, zaškrtněte políčko Otevřít soubor po publikování.
7. Klikněte na tlačítko Publikovat.
8. V aplikaci Access vyberte Uložit kroky exportu, pokud chcete export pravidelně opakovat (budete muset zadat název a popis).
9. Klikněte na tlačítko Zavřít.

3. Přidání tlačítka exportu PDF na panel nástrojů Rychlý přístup

Panel nástrojů Rychlý přístup si můžete přizpůsobit a přidat tlačítko PDF nebo XPS, aby byl snazší přístup. Můžete také chtít zobrazit panel nástrojů Rychlý přístup pod pásem karet.

Přidání tlačítka PDF nebo XPS na panel nástrojů Rychlý přístup:

1. Klikněte na kartu Soubor na pásu karet a poté klikněte na Možnosti.
2. Klikněte na kategorii Panel nástrojů Rychlý přístup vlevo.
3. Z rozbalovací nabídky v části Vybrat příkazy z vyberte Všechny příkazy.
4. Klikněte na tlačítko PDF nebo XPS.
5. Klikněte na Přidat.
6. Klikněte na tlačítko OK.
7. Klikněte na tlačítko Zavřít. Na panelu nástrojů Rychlý přístup se zobrazí tlačítko PDF nebo XPS.

Po přidání tlačítka PDF nebo XPS na panel nástrojů Rychlý přístup vytvoříte soubor PDF:

1. V navigačním podokně klikněte na zprávu (nebo formulář), kterou chcete exportovat do PDF.
2. Klikněte na tlačítko PDF nebo XPS, které jste přidali na panel nástrojů Rychlý přístup. Zobrazí se dialogové okno. Uložit jako typ by se mělo zobrazit jako PDF.
3. V dialogovém okně vyberte cílové umístění, do kterého chcete soubor PDF uložit. V případě potřeby zadejte název. Vyberte možnost Standardní (pro tisk ve vyšším rozlišení) nebo Minimální velikost (pro publikování online) vedle Optimalizovat pro.
4. Klikněte na Možnosti a ujistěte se, že je zaškrtnutá možnost přístupnosti tagů struktury dokumentu (to pomůže čtečkám obrazovky nebo jiné asistenční technologii správně číst soubor) a poté klikněte na OK.
5. Pokud chcete zobrazit hotový soubor PDF, zaškrtněte políčko Otevřít soubor po publikování.
6. Klikněte na tlačítko Publikovat.
7. V aplikaci Access vyberte Uložit kroky exportu, pokud chcete export pravidelně opakovat (budete muset zadat název a popis).
8. Klikněte na tlačítko Zavřít.

V Accessu je snadné generovat soubory PDF pro sestavy a formuláře bez použití Adobe Acrobat Pro. K jejich zobrazení potřebujete pouze bezplatný Acrobat Reader.