Podívejte se na tyto užitečné tipy pro vytvoření výběrového dotazu v aplikaci Microsoft Access
Platí pro:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 a 365 (Windows)
V aplikaci Microsoft Access můžete vytvořit výběrový dotaz pro načtení dat na základě kritérií. Výběrový dotaz v aplikaci Access je nejběžnějším typem dotazu. Existuje řada způsobů, jak efektivně pracovat s vybranými dotazy, abyste získali požadované výsledky a ušetřili čas. Mnohé z těchto tipů můžete také použít v jiných typech dotazů.
1. Vytvoření výběrového dotazu v návrhovém zobrazení
Chcete-li vytvořit výběrový dotaz a přejít do Návrhového zobrazení (a vyhnout se průvodci):
- Klikněte na kartu Vytvořit na pásu karet.
- Ve skupině Dotazy klikněte na Návrh dotazu. Zobrazí se dialogové okno.
- Dvakrát klikněte na požadované tabulky nebo dotazy (kliknutím na kartu Dotazy v dialogovém okně vyberte dotazy).
- Klikněte na tlačítko Zavřít. V horním panelu v návrhovém zobrazení se zobrazí seznam polí pro každou tabulku nebo dotaz.
- Pokud potřebujete přidat další tabulku nebo dotaz do horního podokna, klikněte na tlačítko Zobrazit tabulku na kartě Návrh Dotazovacích nástrojů na pásu karet, dvakrát klikněte na požadovanou tabulku nebo dotaz (nejprve klikněte na kartu Dotazy) a klikněte Zavřít.
2. Přesun mezi zobrazením návrhu a zobrazením datového listu
Výběrový dotaz můžete spustit kliknutím na tlačítko Spustit na kartě Návrh dotazovacích nástrojů na pásu karet nebo jednoduše přechodem do zobrazení datového listu.
Rychlý přechod mezi zobrazením návrhu a zobrazením datového listu:
- Klikněte pravým tlačítkem na kartu dotazu (nebo záhlaví) aktuálního dotazu a vyberte požadované zobrazení, nebo
- Klikněte na tlačítko Zobrazit na kartě Domů nebo na kartě Návrh Dotazovacích nástrojů na pásu karet a vyberte požadované zobrazení.
3. Přidání polí do mřížky v návrhovém zobrazení
V návrhovém zobrazení se spodní podokno nazývá mřížka QBE (Query by Design). V této mřížce zobrazte pole, na která se chcete dotazovat. Horní panel v návrhovém zobrazení zobrazuje zdroje dat – seznamy polí tabulek nebo dotazů.
Chcete-li přidat pole do mřížky QBE:
- Dvakrát klikněte na pole v seznamu polí v horním podokně v návrhovém zobrazení a přidejte je do dalšího dostupného sloupce v mřížce.
- Přetáhněte pole ze seznamu polí tak, že podržíte levé tlačítko myši a poté přetažením dolů do sloupce přidáte pole do mřížky.
- Klikněte na řádek pole ve sloupci v mřížce QBE az rozbalovací nabídky vyberte požadované pole. Pokud existuje více než jedna tabulka a v obou se vyskytuje stejný název pole, musíte také zadat zdrojovou tabulku v řádku Tabulka, jinak Access použije jako výchozí první tabulku (zleva doprava v horním panelu), která pole obsahuje.
4. Přidání více polí do mřížky v návrhovém zobrazení
Do mřížky QBE můžete přidat více polí.
Chcete-li vybrat více polí, která jsou souvislá (sousedící):
- V horním podokně klikněte na pole v seznamu polí, podržte klávesu Shift a klikněte na poslední pole, které chcete níže zahrnout.
- Ukažte na jedno z vybraných polí, podržte levé tlačítko myši a přetáhněte dolů do sloupce v mřížce QBE.
Chcete-li vybrat více polí, která nejsou souvislá (nesousedící):
- V horním podokně klikněte na pole v seznamu polí a poté se stisknutou klávesou Ctrl klikněte na následující pole níže.
- Ukažte na jedno z vybraných polí, podržte levé tlačítko myši a přetáhněte dolů do sloupce v mřížce QBE.
5. Přidání všech polí do mřížky v návrhovém zobrazení
Do mřížky můžete přidat všechna pole. Mějte však na paměti, že to může zpomalit váš dotaz v závislosti na počtu polí a množství dat.
Chcete-li vybrat všechna pole ve zdrojové tabulce nebo seznamu polí dotazu:
- V horním podokně poklepejte na záhlaví seznamu polí a vyberte všechna pole.
- Ukažte na jedno z vybraných polí, podržte levé tlačítko myši a přetáhněte dolů do sloupce v mřížce QBE.
Můžete použít hvězdičku (*), která se objeví v horní části seznamu polí v horním panelu, a přetáhnout ji do mřížky QBE, aby reprezentovala všechna pole. Tato metoda má však omezení. Nemůžete například zahrnout agregační funkci nebo spustit souhrnný dotaz pomocí znaku hvězdičky.
6. Použití logiky AND a OR
V mřížce QBE v řádcích kritérií:
- Zadejte kritéria do stejného řádku kritérií jako scénář AND.
- Zadejte kritéria do různých řádků kritérií jako scénář NEBO.
7. Změna uspořádání sloupců
V návrhovém zobrazení můžete změnit uspořádání sloupců v dotazu. To je užitečné v mnoha ohledech, včetně seskupování a třídění. Pokud zadáte pořadí řazení pro více než jedno pole, Access seřadí zleva doprava.
Změna uspořádání sloupců v návrhovém zobrazení:
- Kliknutím na tenký pruh v horní části sloupce, který chcete přesunout, vyberte celý sloupec.
- Ukažte na stejnou oblast na vybraném sloupci, podržte levé tlačítko myši a přetáhněte sloupec na nové místo.
8. Nastavení vlastností
Vlastnosti můžete v návrhovém zobrazení zobrazit mnoha způsoby:
- Dvakrát klikněte na horní panel v prázdné oblasti.
- Stiskněte F4.
- Klikněte pravým tlačítkem do kteréhokoli podokna v návrhovém zobrazení a z rozbalovací nabídky vyberte Vlastnosti.
- Klikněte na tlačítko Vlastnosti na kartě Nástroje návrhu dotazu na pásu karet.
Chcete-li nastavit vlastnosti dotazu:
- Klikněte na horní panel v prázdné oblasti.
- V podokně Vlastnosti vyberte požadované vlastnosti.
Níže jsou vlastnosti dotazu:
Chcete-li nastavit vlastnosti pole:
- Klikněte na sloupec v mřížce QBE.
- V podokně Vlastnosti vyberte požadované vlastnosti.
Níže jsou vlastnosti pole:
9. Přidání tlačítka pro snadné vymazání mřížky
Na panel nástrojů Rychlý přístup můžete přidat tlačítko Vymazat mřížku, které usnadní vymazání celé mřížky v zobrazení návrhu dotazu.
Nejprve zobrazte panel nástrojů Rychlý přístup pod pásem karet (to usnadňuje zobrazení a umožňuje přidání dalších tlačítek):
- Klikněte na šipku napravo od panelu nástrojů Rychlý přístup (který je ve výchozím nastavení nad pásem karet) a vyberte možnost Zobrazit pod pásem karet.
Přidání tlačítka Vymazat mřížku na panel nástrojů Rychlý přístup:
- Klikněte na šipku napravo od panelu nástrojů Rychlý přístup a vyberte Další příkazy.
- V nabídce nahoře vyberte Všechny příkazy.
- V seznamu příkazů vyberte možnost Vymazat mřížku.
- Klikněte na Přidat.
- Klikněte na tlačítko OK.
Od tohoto okamžiku budete moci v dotazu vybrat tlačítko Vymazat mřížku (X) na panelu nástrojů Rychlý přístup v návrhovém zobrazení.
Níže je panel nástrojů Rychlý přístup s tlačítkem Vymazat mřížku (X):
10. Zobrazení součtů v zobrazení datového listu
Nyní můžete automaticky zobrazit součty v zobrazení datového listu:
- Přejděte do zobrazení datového listu.
- Klikněte na tlačítko Součty na kartě Domů na pásu karet. Do datového listu se přidá řádek Celkem.
- Klikněte na sloupec, který chcete sečíst, v řádku Celkem a vyberte funkci z rozevíracího seznamu. Access vypočítá celkovou částku automaticky.
Existuje mnoho dalších tipů a triků pro práci s vybranými dotazy, ale tyto jsou skvělou sadou pro začátek.