Charakteristika zprávy

Speciální okna pro výběr dat a filtrování záznamů

Filtrování podle hodnoty

V typické tabulce má každý sloupec jednu nebo více hodnot. Jak bylo zmíněno v našem úvodu k řazení, sloupec může mít stejné hodnoty, které se objevují znovu a znovu, zatímco jiný sloupec může mít pro každý záznam jinou hodnotu. Abychom vám pomohli při výběru hodnoty, která se v poli opakuje, poskytuje aplikace Microsoft Access pohodlné okno se seznamem hodnot, kde je každá jedinečná. Zobrazení tohoto seznamu:

• Klikněte na záhlaví sloupce nebo na kteroukoli buňku pod sloupcem pro tabulku nebo dotaz, nebo klikněte na ovládací prvek nebo jeho doprovodný štítek ve formuláři. Poté v části Seřadit a filtrovat na pásu karet klikněte na tlačítko Filtr
• V tabulce nebo dotazu klikněte na tlačítko směřující dolů na pravé straně popisku sloupce.

V obou případech by se zobrazilo okno obsahující hodnoty sloupce, na kterém byla akce provedena. Každá hodnota má zaškrtávací políčko:

V okně, které se otevře, jsou kromě hodnot sloupce položky (Vybrat vše) a (Blanks) (hodnoty sloupců v zaškrtnutém seznamu jsou seřazeny v abecedním pořadí; Vybrat vše a Prázdné položky jsou v závorky, protože se neberou v úvahu pro abecední řazení). Chcete-li okno zavřít, stiskněte Esc nebo klikněte na Storno.

Když se otevře okno, chcete-li vybrat pouze jednu hodnotu, jejíž záznamy musí být zobrazeny, zrušte zaškrtnutí políčka (Vybrat vše):

Poté klikněte na zaškrtávací políčko u jedné požadované položky. Zde je příklad:

Potom klepněte na tlačítko OK. Zobrazí se pouze záznamy, které sdílejí hodnotu, která měla zaškrtávací políčko:

Stejným způsobem můžete zobrazit pouze prázdná pole výběrem možnosti (Blanks).

Chcete-li filtr odstranit, viděli jsme, že můžete kliknout na tlačítko Přepnout filtr na pásu karet. Alternativou je kliknout na tlačítko Filtrováno ve spodní části tabulky, dotazu nebo formuláře. Alternativně zobrazte okno znovu, klikněte na možnost (Vybrat vše) a klikněte na OK.

Praktické učení:Filtrování hodnoty

1. Spusťte Microsoft Access a otevřete databázi Altair Realtors2 z předchozí lekce
2. V navigačním podokně poklepejte na formulář Vlastnosti a otevřete jej
3. Ve formuláři klikněte na Podmínka
4. V případě potřeby klikněte na pásu karet na Domů.
   V části Seřadit a filtrovat na pásu karet klikněte na Filtr
5. V seznamu, který se zobrazí, kliknutím na (Vybrat vše) zrušte zaškrtnutí všech políček
6. Zaškrtněte políčko Vynikající

   

7. Klikněte na tlačítko OK
8. Přejděte na různé vlastnosti a všimněte si, že se zobrazují pouze ty ve vynikajícím stavu

   

   

9. Na pásu karet klikněte na Přepnout filtr

Filtrování podle formuláře

Kromě technik a oken, které jsme doposud používali pro analýzu dat, poskytuje Microsoft Access další funkci označovanou jako filtrování podle formuláře. Chcete-li jej spustit, otevřete tabulku nebo dotaz v zobrazení datového listu nebo formulář ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení rozložení. Na pásu karet klikněte na Domů. V části Seřadit a filtrovat na pásu karet klikněte na Upřesnit a klikněte na Filtrovat podle formuláře . Tabulka, dotaz nebo formulář by se vyprázdnil a všechny záznamy by se skryly:

Chcete-li vybrat hodnotu, klikněte na buňku pod záhlavím sloupce. Objeví se combo box. Klepnutím na šipku tohoto pole se seznamem zobrazíte jeho hodnoty:

Rozbalovací seznam obsahuje každou jednotlivou hodnotu sloupce. Pokud jsou některé záznamy prázdné, bude v seznamu první prázdné prázdné pole. Chcete-li záznamy filtrovat, vyberte ze seznamu prázdnou hodnotu nebo požadovanou hodnotu. Alternativně je pole se seznamem upravitelné textové pole. To znamená, že místo výběru hodnoty ze seznamu můžete zadat booleovský výraz.

Po provedení výběru nebo zadání výrazu použijte filtr:

• Klikněte pravým tlačítkem na záhlaví sloupce v tabulce nebo dotazu nebo na ovládací prvek (nebo jeho doprovodný štítek) ve formuláři a klikněte na Použít filtr/řazení.
• V sekci Seřadit a filtrovat na pásu karet klikněte na tlačítko Přepnout filtr
• V sekci Seřadit a filtrovat na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Použít filtr/Řadit

Tato akce způsobí, že tabulka, dotaz nebo formulář zobrazí výsledky.

Po filtrování se hodnota (kritérium) uloží do paměti a můžete filtrovat znovu, kolikrát chcete. V opačném případě můžete filtr vyjmout. Chcete-li to provést:

• V tabulce nebo dotazu klikněte pravým tlačítkem na buňku sloupce, ve kterém bylo filtrování provedeno, nebo klikněte pravým tlačítkem na ovládací prvek (nebo jeho doprovodný štítek) ve formuláři a klikněte na Vymazat filtr z... (toto je následovaný názvem pole nebo ovládacího prvku)
• V sekci Seřadit a filtrovat na pásu karet klikněte na tlačítko Přepnout filtr
• Klikněte na libovolnou buňku v tabulce nebo dotazu nebo klikněte na libovolný ovládací prvek ve formuláři. V části Seřadit a filtrovat na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Vymazat všechny filtry

Praktické učení:Filtrování podle formuláře

1. V případě potřeby klikněte na pásu karet na Domů.
   Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Filtrovat podle formuláře
2. Klikněte pravým tlačítkem kdekoli ve formuláři a klikněte na Vymazat mřížku
3. Klikněte na Příběhy, poté klikněte na šipku zobrazeného pole se seznamem a vyberte 3

   

   

4. Klikněte pravým tlačítkem na neobsazenou oblast formuláře a klikněte na Použít filtr/řazení

   

5. Přejděte na různé záznamy. Všimněte si, že jsou zobrazeny pouze vlastnosti, které mají 3 úrovně

   

   

6. Zavřete formulář
7. Otevřete databázi StatesStatistics3 z předchozí lekce
8. Na pásu karet klikněte na Vytvořit a poté na Návrh dotazu
9. V nabídce Zobrazit tabulku klikněte na Stavy, klikněte na Přidat a poté na Zavřít
10. V horním seznamu dvakrát klikněte na StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital a Region
11. Náhled výsledků v zobrazení datového listu
12. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Filtrovat podle formuláře
13. Klikněte na buňku pod Region
14. Klikněte na šipku v poli se seznamem a vyberte možnost Nová Anglie
15. Pro spuštění klikněte na pásu karet na tlačítko Přepnout filtr
16. Na kartě Domů na pásu karet změňte následující vlastnosti:
    Změňte následující vlastnosti:
    Název písma:Bookman Old Style (pokud toto písmo nemáte, vyberte Times New Roman)
    Barva písma:zlatá, akcent 4, světlejší 80 % (barvy motivu:8. sloupec, 2. řádek)
    Barva pozadí:modrá, akcent 1, tmavší 50 % (Barvy motivu:5. sloupec, 6. řádek)
    Barva alternativní řady:modrá, zvýraznění 1 (barvy motivu:5. sloupec, 1. řádek)

    

17. Chcete-li změnit filtr, klikněte na pásu karet na tlačítko Přepnout filtr
18. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Filtrovat podle formuláře
19. Klikněte na buňku pod Region, stiskněte Home a zadejte <> (pro získání <>"Nové Anglie" )
20. Chcete-li spustit, klikněte pravým tlačítkem kamkoli v okně a klikněte na Použít filtr/řazení

    

21. Chcete-li filtr odebrat, klikněte v okně na tlačítko na pravé straně oblasti a klikněte na možnost Vymazat filtr z oblasti

    

22. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Filtrovat podle formuláře
23. Smazat <>"Nová Anglie"
24. Klikněte na buňku pod Area in Sqr Miles a zadejte <=20000 a stiskněte Enter
25. Chcete-li použít, na pásu karet klikněte na Upřesnit a klikněte na Použít filtr/řazení

    

26. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Filtrovat podle formuláře
27. Smažte výraz <=20000
28. Klikněte na buňku pod datem přijetí do Unie a zadejte MEZI #1/1/1880# A #12/31/1920# a stiskněte Enter
29. Použijte filtr pomocí jedné z technik, které jsme již použili

    

30. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Filtrovat podle formuláře
31. Smažte výraz v okně
32. Klikněte na buňku pod Region a napište IN("horský", "pacifický", "nová anglie") a stiskněte Enter
33. Použijte filtr

    

34. Zavřete dotaz bez jeho uložení

Okno filtru objektů

Abychom vám pomohli při nastavení podmínky pro analýzu dat, aplikace Microsoft Access poskytuje okno, které se podobá zobrazení návrhu dotazu. Okno umožňuje vybrat jedno nebo více polí a nastavit pro ně (některé) podmínky. Název tohoto okna je kombinací názvu objektu, ze kterého jste jej otevřeli, slova Filtr a přírůstkového čísla (1, 2, 3 atd.).

Chcete-li otevřít okno Filtr objektů, zobrazte tabulku, dotaz nebo formulář v zobrazení datového listu, formulář ve formulářovém zobrazení nebo v zobrazení rozložení nebo sestavu v zobrazení sestavy nebo v zobrazení rozložení. Na pásu karet klikněte na Domů. V části Řadit a filtrovat na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Rozšířený filtr/Řazení... Zobrazí se okno podobné zobrazení návrhu dotazu.

Chcete-li použít objektový filtr, vyberte (pouze) sloupce, na které chcete použít podmínku. Po výběru sloupce zadejte ve spodní části okna do pole Kritéria odpovídající sloupci booleovský výraz. Po výběru sloupce a nastavení podmínky pro její použití:

• Klikněte na okno pravým tlačítkem myši a klikněte na Použít filtr/řazení
• V části Řadit a filtrovat na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Použít filtr/řazení.

Chcete-li odstranit předchozí kritérium, klikněte pravým tlačítkem na okno a klikněte na Vymazat mřížku. Po použití mřížky ji můžete zavřít a ponechat tabulku, dotaz nebo formulář otevřený.

Praktické učení:Filtrování pomocí okna Object Filter

1. Otevřete databázi Monson University1 z lekce 24
2. V navigačním podokně poklepejte na tabulku Zaměstnanci
3. Změňte následující vlastnosti:
   Název písma:Constantia (pokud toto písmo nemáte, vyberte Times New Roman)
   Barva písma:Bílá
   Barva pozadí:Více barev:Červená:128, Zelená:0, Modrá:0
   Alternativní barva řádku:kaštanová (standardní barvy:6. sloupec, 1. řádek)

   

4. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Rozšířený filtr/řazení...
5. V horní části poklepejte na DepartmentCode
6. Ve spodní části klikněte na pole Kritéria pro sloupec Kód oddělení a zadejte fina
7. Klikněte pravým tlačítkem na neobsazenou oblast okna a klikněte na Použít filtr/třídění

   

   

8. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Rozšířený filtr/řazení...
9. Ve spodní části okna nahraďte kód oddělení titulkem
10. Nahraďte fina výrazem Like '*dean*' (to znamená, že chceme všechny záznamy, jejichž název obsahuje slovo děkan)
11. Na pásu karet klikněte na Upřesnit a poté na Použít filtr/řazení...

    

12. Zavřete tabulku bez uložení

Tvůrce dotazů

Většina formulářů a sestav používá jako zdroj záznamů tabulku nebo existující dotaz. Alternativně můžete zadat příkaz SQL jako zdroj záznamů formuláře nebo sestavy. Pokud znáte příkaz, který chcete použít, můžete jej přímo zadat do pole Zdroj záznamu na listu vlastností formuláře nebo sestavy v návrhovém zobrazení. Alternativně můžete kliknout na tlačítko se třemi tečkami zdroje záznamů. Otevře se speciální okno, které se podobá zobrazení návrhu dotazu. Říká se tomu Tvůrce dotazů.

Když se zobrazí Tvůrce dotazů, má pás karet kartu Návrh:

Jak je vidět při navrhování dotazu, po výběru některých polí a volitelně nastavení podmínky, pokud chcete zobrazit náhled výsledku, klikněte buď na tlačítko Zobrazit nebo Spustit . Po dokončení sestavování dotazu se do formuláře nebo sestavy vrátíte kliknutím na tlačítko Zavřít na pásu karet. Můžete obdržet zprávu. Přečtěte si jej a klikněte na Ano.

Pokud po vytvoření formuláře nebo sestavy smažete (formulář nebo sestavu), dojde také ke ztrátě příkazu SQL.

Praktické učení:Používání Tvůrce dotazů

1. Na pásu karet klikněte na Vytvořit a poté na Návrh formuláře
2. V listu vlastností klikněte na kartu Vše, poté klikněte na Zdroj záznamu a klikněte na tlačítko se třemi tečkami
3. V dialogovém okně Zobrazit tabulku klikněte na Studenti, klikněte na Přidat a poté na Zavřít
4. V horním seznamu dvakrát klikněte na StudentNumber, First Name, LastName, Gender a MajorID
5. Ve spodní části okna klikněte na pole Kritéria pro MajorID a zadejte 1021

   

6. Na pásu karet klikněte na tlačítko Zavřít
7. Po dotázání, zda chcete změny uložit, klikněte na Ano
8. Uložte formulář jako Studenti počítačových věd
9. Na pásu karet klikněte na Návrh a poté na Přidat existující pole
10. V seznamu polí dvakrát klikněte na StudentNumber, FirstName, LastName a Gender
11. V části Ovládací prvky na pásu karet klikněte na pole se seznamem a klikněte na formulář
12. Na první stránce průvodce se ujistěte, že je vybráno první rádio, a klikněte na Další
13. Na druhé stránce průvodce klikněte na Tabulka:Hlavní obory a klikněte na Další
14. Na 3. stránce průvodce dvakrát klikněte na Hlavní a klikněte na Další
15. Na 4. stránce průvodce klikněte na Další
16. Na 5. stránce průvodce klikněte na Další
17. Na 6. stránce průvodce klikněte na šipku pole se seznamem a vyberte MajorID
18. Klikněte na tlačítko Další a poté na tlačítko Dokončit
19. Formulář navrhněte následovně:

    

20. Uložte a zavřete formulář
21. Zavřete Microsoft Access