Téměř každý podnik na světě používá Microsoft Excel. Pro vytváření jednoduchých tabulek je to pravděpodobně nejlepší software na světě. Ale jak společnost roste a tabulky se stávají složitějšími, Excel ukáže svá omezení. Zde přichází na řadu Microsoft Access.
Když vaše společnost spravuje velké datové sady, možná je čas začít uvažovat o migraci dat do Accessu. MS Access je vynikající softwarový program, který dokáže zefektivnit vaše účetnictví, správu produktů a další.
Zde je 6 způsobů, jak může Microsoft Access podporovat vaše obchodní funkce:
1. Snadný vývoj vlastní databáze
Hlavní funkcí Microsoft Access je vytváření vlastních databází. Působivá funkčnost vám umožňuje pracovat s velkými datovými sadami a uchovávat informace strukturovaným způsobem. Ať už pracujete s klientskými daty nebo s vlastními daty, může to být nesmírně důležité pro zabezpečení i řízení času.
Vytváření vlastní databáze může být mimořádně užitečné pro různé obchodní procesy včetně řízení času zásob, řízení projektů a dalších. Microsoft Access Development je nejuniverzálnější řešení pro vytváření vlastní databáze pro vaši firmu. Je poměrně snadno pochopitelný, šetří spoustu času a může vést k nižším nákladům pro vaši firmu.
2. Udržujte konzistenci
Pokud jde o práci s daty, je důležité zachovat konzistenci. Pomocí aplikace Microsoft Access můžete minimalizovat jakékoli nesrovnalosti nebo chyby způsobené lidskou chybou. Je to díky schopnosti automatizovat procesy v Accessu. Místo ručního zaznamenávání dat může Access získávat data z více různých zdrojů a dokonce identifikovat nesrovnalosti v datech. Pokud například vaše firma provedla průměrně 200 prodejů denně a pak jich bylo najednou zaznamenáno 2 000, můžete to zjistit pomocí Accessového dotazu.
Účetnictví je jedním z podnikových procesů, kde je zásadní konzistence. V průběhu roku je třeba přesně a důsledně zaznamenávat čísla za podnikáním. Když jsou tato data zaznamenána v Excelu (nebo jiném tabulkovém procesoru, existuje obrovský potenciál pro lidskou chybu. Použití Accessu může toto riziko lidské chyby odstranit automatizací. Proto je to pro firmy bezpečnější volba.
Dalším způsobem, jak zachovat konzistenci, je použít rozevírací seznamy pro výběr ze standardního seznamu, což uživatelům umožňuje vyhnout se zadávání hodnot a urychlit zadávání dat.
3. Přístupnost
Dostupnost je dalším důvodem, proč se velké podniky rozhodnou pro MS Access. Pokud uživatel provede změnu v databázi, okamžitě se to zobrazí ostatním uživatelům. To zaměstnancům výrazně usnadňuje práci se stejným souborem. Funguje jako cloudové řešení, díky čemuž je vynikající pro okamžitou spolupráci.
Microsoft Access je také relativně snadno použitelný. Pro stávající uživatele MS Office je rozhraní intuitivní. K vybudování komplexních databází však budou zaměstnanci vyžadovat určité školení. Jednoduchost a škálovatelnost MS Access jsou obrovské výhody – může jej používat každý, od neškoleného personálu po konzultanty Microsoft Access.
4. Databáze produktů
Microsoft Access je skvělá platforma pro ukládání podnikového inventáře. Když vaše firma poroste, budete muset vytvořit složitější tabulky, které obsahují informace o produktech a prodejní čísla. Nemůžete očekávat, že si všichni vaši zaměstnanci budou pamatovat dlouhá jména, popisy nebo kódy spojené s každou položkou v databázi. Zde vstupuje do hry Microsoft Access – umožňuje uživatelům vyhledávat položky podle názvu, kódu nebo popisu a dokonce exportovat data do tabulky Excel. To je také užitečné pro sledování stavu zásob.
5. Snadná migrace databází
Microsoft Access je nejpopulárnější databázový software na světě a existuje již od roku 1992. To znamená, že vývojáři měli spoustu času na to, aby byl uživatelsky přívětivý. Tento uživatelsky přívětivý design přesahuje skutečné ukládání dat do složitějších úkolů, jako je migrace dat. Můžete snadno migrovat datové sady z jiných databázových programů a používat datové nástroje společnosti Microsoft, jako je SQL Server.
6. Nákladově efektivní
Jak se vaše podnikání rozrůstá, bude muset ukládat více dat. Najmout si externí společnost, aby spravovala vaše úložiště dat, může být drahé, takže je nákladově efektivnější nechat si to vlastní. To znamená, že potřebujete software pro ukládání dat. Microsoft Access není jen jedním z nejlepších, je také jedním z nejdostupnějších. Za prvé, přichází s dostupnou cenou, což znamená, že si jej mohou koupit podniky jakékoli velikosti. Kromě toho jsou aktualizace vydávány každoročně, takže můžete i nadále používat nejnovější verzi Accessu zdarma.
Ve srovnání s Excelem nemá Access žádný limit na počet řádků dat v tabulce, porovnejte to s limitem 1 048 576 řádků v Excelu.
Pravděpodobně již platíte za profesionální verzi MS Office, což znamená, že nemusíte utrácet za Access navíc. Spolu s dalšími výhodami v tomto článku cenová dostupnost MS Access ztěžuje konkurenci alternativních řešení.
Potřebujete poradit s Microsoft Access?
V Access Experts máme rozsáhlé znalosti jak Microsoft Access, tak Microsoft SQL Server. Dokážeme pomoci se vším, od jednoduché integrace Access SQL po složitější úlohy Accessu.
Pro více informací nás kontaktujte ještě dnes.