Budování databáze Microsoft Access

Kde mám začít?

Obecným pravidlem pro vytváření databáze (nebo databázového prvku) je představit si minimální řešení potřebné k dosažení cíle. Zjednodušení platí zejména pro začátečníky. Pokud chcete vytvořit systém pro sledování potenciálních zákazníků, nepřidávejte současně vytváření databáze zákaznických služeb nebo fakturačního systému. Poté, jakmile bude vaše nová aplikace dobře fungovat, můžete přidat nové funkce a integrovat další obchodní aspekty do návrhu.

Než začnete, je dobré si naplánovat svůj rozvoj, abyste si vždy dokázali představit své cíle a vyhnout se zbytečným překážkám. Zapojení členů vašeho týmu také pomůže definovat projekt a také zvýšit buy-in do používání nového systému.

Návrhy databází MS Access by měly vždy začínat některými jednoduchými koncepty souvisejícími s vaší organizací:

1. Definujte cíle

Jaké problémy databáze vyřeší?

• Jak z toho bude mít organizace prospěch? tj. zefektivnění procesu, vynucení přísných pracovních cest, vedení záznamů z jednoho zdroje
• Jak z toho budou mít uživatelé prospěch? tj. organizovaná data, rychlejší načítání dat, méně nadbytečné zadávání dat
• Jak z toho budou mít zákazníci prospěch? tj. komplexní/konzistentní reporting, rychlejší zákaznický servis, lepší sledování historie

2. Definujte pracovní postupy na papíře

• Zapište si kroky nezbytné pro váš ideální pracovní postup. Například v systému pro sledování prodejních kontaktů si zapište úplný seznam ideálních kroků od prodejního vedení až po uzavření prodeje. Mohou existovat výjimky z ideální cesty, které je třeba řešit. Často je dobré tyto výjimky řešit, jakmile se prokáže, že nový systém ve většině případů dobře funguje.

3. Navrhněte tabulky a datová pole na papíře

• Tabulky jsou stavebními kameny databáze a měly by obsahovat všechna data, která chcete ve svém novém systému spravovat. Obvykle budou všechny datové body, které jsou součástí vašich formulářů a sestav, reprezentovány v poli v tabulce. V databázi sledování potenciálních zákazníků můžete zahrnout tabulky a pole, jako například:

1. 1. 1. Organizace – včetně názvu organizace, adresy, adresy2, města, státu, PSČ, telefonu atd.
      2. Kontakt – včetně křestního jména, příjmení, telefonu, e-mailu atd.
      3. Hlavní zdroj – včetně názvu zdroje atd.
      4. Stav potenciálního zákazníka – včetně stavu atd.
      5. Podrobnosti o potenciálním zákazníkovi – datum potenciálního zákazníka, produkt nebo služba zájmu, poznámky atd.
      6. Člen týmu – iniciály, jméno, příjmení atd.

4. Navrhněte formuláře a zprávy na papíře

• Vaše formuláře a sestavy budou vašimi bránami pro vkládání dat do systému, správu dat, která jsou v systému, a vytahování dat ze systému. Shromážděte všechny použitelné formuláře a sestavy, které již používáte, nebo si načrtněte ty, které budete potřebovat. Ujistěte se, že jsou v těchto dokumentech zachycena všechna vaše základní data.

V našem dalším článku probereme, jak vytvořit tabulky v MS Access.