Mnoho podniků používá ke správě dat Microsoft Excel, ale nevědí, o co přicházejí, když neupgradují na databázi! Tabulky mohou vypadat podobně jako databáze, ale tabulkový kalkulátor není zdaleka tak výkonný jako jeden. Navíc získávání informací do a z tabulky je často zdlouhavé a těžkopádné. Vyžaduje se mnoho ručního zadávání dat, což zvyšuje riziko chyb.
Pokud chcete upgradovat z Microsoft Excel na Microsoft Access, děláte skvělou volbu, která vašemu podnikání umožní být bezpečnější a efektivnější. Níže sdílíme několik tipů, jak dosáhnout nejvyšší návratnosti z vaší databáze Accessu.
MS Access je uživatelsky přívětivý. Můžete jej používat, aniž byste se museli učit programovací jazyk.
Microsoft Access je k dispozici s vaším předplatným Office a k jeho používání se nemusíte učit programovací jazyk. Access je považován za netechnickou databázovou aplikaci, která je pro běžného člověka uživatelsky přívětivá. Ve skutečnosti jej můžete použít k vytváření aplikací, aniž byste potřebovali pozadí v kódování.
Doporučujeme ponořit se do Accessu a vyzkoušet funkce, abyste se seznámili s rozdíly mezi databází a tabulkovým procesorem. Ale neztrácejte čas snahou naučit se nový programovací jazyk. Pro použití základních funkcí Microsoft Access to není nutné.
Používejte pouze počet tabulek, který vaše aplikace vyžaduje.
Neexistuje žádný „správný“ počet tabulek, které potřebujete ve své aplikaci. Použijte přiměřené množství – nic více, nic méně. Začínající uživatelé databází mají tendenci používat příliš málo tabulek a nakonec se snaží nacpat příliš mnoho informací na jedno místo. Na druhou stranu si někteří uživatelé vytvářejí desítky databází, kdy jich potřebují opravdu jen pár.
Vyhněte se opakujícím se a nadbytečným datům.
Další věc, které se budete chtít vyhnout, je opakování dat v jedné tabulce. Návrh relační databáze zpracovává opakující se data tak, že je rozděluje do samostatné tabulky. Pokud tedy zjistíte, že číslováte názvy polí jako Položka 1, Položka 2, Položka 3 atd., vytvořte samostatnou tabulku pro uložení dat.
Totéž platí pro nadbytečná data – vyhněte se tomu! Redundantní data nemusí být ve vaší databázi a ve skutečnosti mohou vaše data poškodit. Pokud máte například jméno zákazníka uložené ve dvou tabulkách a aktualizujete pouze jednu z tabulek, data již nejsou spolehlivá.
Použijte konvenci pojmenování, aby nedošlo k záměně.
Když si vyberete konvenci pojmenování pro databázové objekty, měli byste se jí držet, aby nedošlo k záměně. Tímto způsobem budou všechny databázové tabulky, sloupce, omezení a další objekty pojmenovány konzistentním a spolehlivým způsobem. Dobrou zprávou je, že si můžete vybrat jakoukoli konvenci pojmenování, kterou chcete (v rozumných mezích) – klíčem je být konzistentní.
Používejte hodnoty null pouze v případě potřeby.
Nuly jsou často nadužívány. Skutečným účelem použití null je, když je pole informací skutečně neznámé. Toto se liší od pole, které musí zůstat prázdné. Například při vyplňování řádků Adresa 1 a Adresa 2 v tabulce je řádek Adresa 2 obvykle ponechán prázdný. Ale „prázdné“ je známá hodnota, takže nemusíte zadávat hodnotu null.
Poraďte se s odborníkem na konzultace Microsoft Access.
Nakonec se ujistěte, že máte odborníka na technologie společnosti Microsoft, se kterým se můžete poradit. Jak vaše firma roste a mění se, mohou také vaše databázové potřeby. Je důležité, aby vaše databáze vždy pracovala pro vás a poskytovala vám bezpečná a konzistentní data. Díky partnerství s týmem expertů na databáze můžete ze své databáze získat maximum.
Arkware poskytuje podporu Microsoft Access a náhradní služby pro podniky všech velikostí. Naplánujte si bezplatnou konzultaci k projednání vašich potřeb databáze.