Microsoft Access je softwarový program, který umožňuje vytvářet a spravovat databáze. Používá se poměrně snadno a má podobný vzhled a dojem jako ostatní produkty společnosti Microsoft. Díky tomu je vhodnou volbou pro začátečníky nebo ty, kteří nemají mnoho zkušeností s počítačem. Access můžete využít k mnoha věcem a jednou z nich je správa zaměstnanců. Můžete použít některou z dostupných šablon nebo si vytvořit vlastní.
Co je to HR databáze?
HR databázi používají odborníci k ukládání informací týkajících se jejich zaměstnanců, jako jsou podrobnosti o školení nebo standardní pracovní doba. Je důležité, aby byly databáze zaměstnanců bezpečné, protože obsahují citlivé informace. S tolika právními úvahami, na které je třeba myslet, je nejlepší shromažďovat o svých zaměstnancích pouze ty informace, které potřebujete.
Zde je několik příkladů informací, které můžete zahrnout do HR databáze:
- Svátky a nepřítomnost
- Rozvrhy nebo standardní pracovní doba
- Časové výkazy a výdaje
- Osobní údaje (tj. datum narození, pracovní pozice)
- Informace o platech
- Kvalifikace zajištěna
- Podrobnosti o školení
Aspekty databází zaměstnanců
Jako zaměstnavatel máte odpovědnost za to, aby byly informace vašich zaměstnanců v bezpečí. Pokud se nebudete řídit správnými pokyny, mohou být cenné informace vystaveny neoprávněným stranám. Mohli byste čelit sankcím a určitě nakonec ztratíte důvěru ve své zaměstnance a klienty.
Níže jsou uvedeny úvahy, které je třeba vzít při budování a údržbě databáze zaměstnanců:
- Etické ukládání dat. Údaje vašich zaměstnanců by měly být bezpečně uchovávány a sdíleny pouze s příslušnými lidmi. Ujistěte se, že dodržujete takové zákony, jako je zákon o ochraně dat z roku 1998 a zákon o svobodě informací. Zaměstnanci by také měli vědět, jak jsou jejich data využívána.
- Zabezpečení. Jak bezpečná je vaše HR databáze? Pokud jsou vaše data uložena v cloudu, budete chtít vědět, jaký typ bezpečnostních opatření platí. Doporučujeme také šifrovat databázi, udržovat veškerý software aktuální a omezovat administrátory.
- Použitelnost. Hlavními funkcemi HR databáze je správa záznamů zaměstnanců, sledování dovolené, evidence nepřítomnosti a tak dále. Pokud byla vaše databáze správně sestavena, měla by být snadno použitelná. Pokud tomu tak není, kontaktujte společnost Arkware, abyste se dozvěděli více o vytváření intuitivní a jednoduché databáze zaměstnanců.
- Migrace. Je možné, že jednoho dne možná budete muset migrovat na nový databázový systém. Můžete migrovat Microsoft Access na MySQL, SQLServer, Azure, Oracle a další. To je důležité, protože nechcete vše zadávat ručně.
- Velikost úložiště. A konečně, vědět, kolik úložné kapacity bude pravděpodobně potřeba. Když budete myslet dopředu, můžete zajistit, že vaší databázi nedojde místo na serveru. Většina databázových programů má velké kapacity, ale přesto stojí za to se na ně podívat.
Budování a údržba HR databáze je důležitou součástí podnikání. Chcete-li se dozvědět více o vytvoření vlastní databáze pro vaši firmu nebo organizaci, kontaktujte odborníky na databáze ve společnosti Arkware ještě dnes.