Pokud byste měli uhodnout, kolik času podle vás strávíte na schůzkách každý týden? Podle tohoto článku tráví střední management na poradách v průměru 35 % svého času, zatímco vyšší management až 50 % na poradách. Nejhorší je, když všechen ten čas trávíte v diskuzích a ty se ukážou jako neúčinné. Schůzky jsou zde, ale existují způsoby, jak tento čas učinit produktivnějším.
Zde v Arkware trávíme hodně času na schůzkách s klienty i mezi sebou navzájem. Je důležité, abychom nabízeli nejlepší databázová řešení a společné setkávání je jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout. Zde jsou strategie, které používáme, aby naše schůzky byly co nejproduktivnější.
1. Vědět, kdy uspořádat schůzku
Než svoláme schůzku, ujistíme se, že je to nejlepší způsob, jak vyřešit problém nebo problém. Pokud e-mail nebo zpráva dostane všechny na stejnou stránku, pošleme místo toho toto. Chceme, aby naše schůzky byly cenným využitím času každého.
2. Naplánujte si schůzky ve správný čas
Naplánujeme schůzky v době, kdy je méně pravděpodobné, že se lidé budou rozptylovat. Páteční odpoledne – rozhodně není vhodná doba na schůzku. Výzkum ukazuje, že schůzky konané v době oběda, kdy jsou lidé hladoví a nepozorní, jsou také méně produktivní, takže se těmto časům také vyhýbáme. Nejlepší časy pro pořádání schůzek jsou mezi 9–11 nebo 14–16 hodinou v úterý, středu a čtvrtek.
3. Pozvěte ty správné lidi
Na většině schůzek nemusí být každý. Pozvěte pouze zaměstnance, kteří budou mít z diskuse prospěch, jako jsou ti, kteří mají čím přispět nebo budou ovlivněni tématem konverzace. Všichni ostatní mohou tento čas využít k práci s klienty a plnění dalších úkolů.
4. Vytvořte agendu
Před schůzkou vytvořte program a časovou osu. Sdílejte to s lidmi, kteří na schůzku přicházejí, aby věděli, co mohou očekávat. Mít agendu umožňuje každému sledovat a držet se tématu. Pokud jde téma stranou, nebojte se do toho skočit a vrátit konverzaci zpět.
5. Vyberte si pohodlné místo
Všimli jsme si, že pohodlné umístění pomáhá lidem soustředit se na schůzky. Vyberte si světlý, dobře osvětlený prostor s pohodlným sezením, aby se lidé příští půl hodiny necítili nepohodlně. Je také skvělý nápad mít bílou tabuli nebo plátno projektoru, na které se všichni mohou během schůzky dívat.
6. Udržujte schůzky krátké
Je lepší mít několik krátkých schůzek než jedno dlouhé. Lidé se nudí a rozptylují, když sedí na stejném sedadle příliš dlouho. Navíc to zkracuje čas, který by mohli dělat jiné úkoly. Pokud můžete, udržujte schůzky na přibližně 30 minut.
7. Vyhněte se přednášení
Pamatujte, že pořádáte schůzku, nikoli přednášku. Vyhněte se tedy přednášení a nudě vašeho publika. Setkání je čas, kdy si každý může popovídat, vyměnit si nápady, vyjádřit své obavy a další. Nechte všem čas, aby přispěli, a proto je důležité pečlivě vybírat, koho pozvete.
Pokud vaše firma vyžaduje schůzky, existují způsoby, jak je zvýšit produktivitu pro vás a vaše zaměstnance. Dodržováním výše uvedených strategií můžete tento čas učinit cenným pro všechny v kanceláři!