Jako vlastník firmy budete chtít uchovávat informace o lidských zdrojích na bezpečném, zabezpečeném a stabilním místě. Informace o lidských zdrojích jsou citlivé, protože obsahují stížnosti na pracovišti, disciplinární problémy, testování na drogy, případy odškodnění zaměstnanců, zdravotní problémy zaměstnanců a další. Nejlepší způsob, jak uložit tato citlivá data, je v digitální podobě.
Pojďme se podívat na to, co je to HR databáze a jaké jsou její výhody pro vaše podnikání.
Co je to databáze lidských zdrojů?
HR databáze je centrálním centrem pro informace o zaměstnancích. Oddělení lidských zdrojů používá tento software ke sledování následujících typů dat:
- Podrobnosti o zaměstnancích
- Podrobnosti o prázdninách
- Míra nepřítomnosti
- Pracovní rozvrh
- Standardní pracovní doba
- Časy příchodu a odchodu
- Časové výkazy zaměstnanců
- Obchodní náklady
Protože se jedná o citlivé informace, je třeba zvážit mnoho právních aspektů. Měli byste vědět, jak tato data ukládat podle HIPAA a GDPR, a také vědět, jak dlouho je můžete uchovávat. To platí jak pro současné zaměstnance, tak pro bývalé zaměstnance i uchazeče o zaměstnání.
Jak může HR databáze pomoci vašemu podnikání?
Jakmile budete mít databázi HR pro vaši firmu, už se nebudete ohlížet! Tyto databáze zefektivňují vaše HR procesy a uchovávají data v bezpečném prostředí. Tímto způsobem můžete svým zaměstnancům ukázat, že berete jejich důvěrnost vážně.
Zde jsou některé z výhod, které můžete očekávat od databáze lidských zdrojů pro vaši firmu:
- Účinnost. Údržba HR databáze zefektivňuje produktivitu vašeho týmu. Všechny informace, které potřebují k rozhodování na základě dat, jsou na jednom centrálním místě.
- Nákladová efektivita. Z dlouhodobého hlediska může HR databáze ušetřit vašemu podnikání peníze. Vaše databáze bude pracovat za vás, takže se vaši zaměstnanci mohou soustředit na jiné úkoly. Zabezpečení citlivých informací také může zabránit nákladnému narušení.
- Přesnost. Když se potřebujete rozhodovat, je nezbytné, abyste se spoléhali na přesné informace. S databází je méně chyb HR, což vám umožňuje přijímat správná rozhodnutí.
- Vylepšená shoda s předpisy. Uchovávejte všechna citlivá data na jednom místě, aby bylo snazší zajistit soulad s GDPR. Zaměstnancům to také ukazuje, že vám záleží na jejich soukromí.
Měla by vaše firma mít databázi lidských zdrojů?
Je pravděpodobné, že vaše firma může těžit z HR databáze. Mnoho malých a středních podniků si tím často není jisto, ale na základě výše uvedených výhod můžete vidět, jak mohou tyto databáze pomoci vaší firmě fungovat efektivněji a zároveň uchovávat informace o zaměstnancích v bezpečí.
Ve skutečnosti vám jako menšímu podniku pravděpodobně chybí prostředky k řešení narušení bezpečnosti. Naštěstí k dokončení práce nepotřebujete nic složitého ani drahého. Můžete použít Microsoft Access k vytvoření HR databáze nebo spolupracovat s odborníkem na databáze, jako je Arkware, aby vám ji vytvořil.
Chcete-li se dozvědět více o HR databázích a o tom, jak mohou podpořit vaše obchodní operace, kontaktujte společnost Arkware a požádejte o bezplatnou konzultaci.