Pokud v současnosti jako databázi používáte Microsoft Excel, pravděpodobně budete chtít toto přehodnotit. Excel je skvělý nástroj pro vytváření tabulek a provádění výpočtů s omezenými datovými sadami, ale není to nejlepší databázový nástroj. Mnoho lidí však nadále používá Excel jako databázi, protože je jednoduchý a známý.
Naštěstí můžete upgradovat na Microsoft Access, systém správy databází, který ukládá informace. Přístup je uživatelsky přívětivý i pro začátečníky a nabízí podobný vzhled a chování jako jiné produkty společnosti Microsoft. A své excelové tabulky můžete převést do databáze.
Pojďme si probrat největší známky toho, že vaše firma nebo organizace přerostla Excel a proč je databázový program, jako je Access, vhodnější.
Vaše pracovní postupy jsou složitější
Excel funguje dobře pro jednoduché, lineární pracovní postupy. Jakmile se však vaše pracovní postupy stanou komplexními, je čas upgradovat na databázový program, jako je Access. Tímto způsobem můžete snadno zadávat nebo zobrazovat informace pro různé typy souvisejících informací.
Vaše data rostou
Jakmile začnete shromažďovat velké množství dat, je čas opustit Excel. Excel má omezený počet záznamů na list a může trpět problémy s výkonem, jak vaše data rostou. Data můžete rozdělit do mnoha listů, ale to se nakonec stane velkým bolehlavem, zvláště pokud svým datům nerozumíte.
Je zde menší zabezpečení
Dalším nedostatkem Excelu je nedostatek zabezpečení. Excel vám dává možnost chránit vaše tabulky heslem, ale je to choulostivý systém. Existují však online nástroje, které lidem usnadňují odemykání chráněných souborů, aniž by museli znát heslo. Pro ochranu vašich dat se vyplatí přejít na Access. A můžete si vybrat, jaká oprávnění udělit každému uživateli.
Spolupráce je obtížná
Spolupráce je v Excelu mnohem obtížnější než v Accessu. I když používáte úpravy pro více uživatelů nebo ukládáte svou tabulku na sdílený server, může dojít k chybám. Jedna z nejčastějších chyb:lidé si navzájem přepisují práci. Pokud požadujete, aby k vašim datům mělo přístup více uživatelů, je správnou volbou databázový program.
Vaše úkoly jsou zdlouhavé
Máte pocit, že trávíte více času únavnými úkoly v Excelu? To nemusí být vaše norma. Databázové programy, jako je Access, mají nástroje a funkce, díky kterým budete maximálně produktivní. Ukládáním souvisejících dat můžete automatizovat mnoho svých úkolů a snížit nadbytečnost.
To jsou jen některé z důvodů, proč Excel není tím nejlepším řešením pro vaši databázi. Chápeme, že je to známé a snadno pochopitelné, ale existují lepší možnosti. Pokud hledáte něco jednoduchého a uživatelsky přívětivého, s Accessem se budete cítit jako doma. Kontaktujte Arkware ještě dnes, abyste se dozvěděli více o možnostech vaší databáze.