Poškození dat v MS Access je velmi běžné. (Část 1 tohoto článku identifikovala mnoho možných příčin.) V systémech MS Access pro více uživatelů je poškození dat ještě častější. Pro podniky, které se začaly do značné míry spoléhat na nepřetržitý výkon své databáze MS Access, jsou preventivní postupy a plánování katastrof nejlepším postupem. Kromě toho je prozíravé myslet dopředu na další fázi rozvoje podniku.
Osvědčené postupy pro prevenci korupce MS Access
- Naučte uživatele jednoduše zavřít databázi, když se nepoužívá
- Zvažte použití kondicionéru napájení nebo záložní baterie pro každou pracovní stanici
- Odstraňování problémů a výměna vadných součástí, počítačů a síťového hardwaru
- Zajistěte, aby byly nainstalovány nejnovější aktualizace service pack pro MS Office a balíčky JET
- Odstraňte z každé pracovní stanice nepotřebný software
- Udržujte provozní prostředí počítače na ideální teplotě a vlhkosti
- Ujistěte se, že na pevném disku je dostatek nevyužitého úložného prostoru. V závislosti na velikosti vaší databáze by to mělo být minimálně 200 – 300 set megabajtů volného místa.
- Pravidelně spouštějte příkaz Zkomprimovat a opravit databázi
- Existují dva hlavní důvody, proč spustit příkaz Zkomprimovat a opravit databázi.
- Za prvé, jak se databáze používá, databázový soubor se zvětšuje a stává se méně efektivním. Pravidelným spouštěním příkazu Zkomprimovat a opravit databázi získáte zpět nevyužité místo na disku, které bylo drženo smazanými záznamy nebo jinými dočasnými objekty, a optimalizuje využití místa na disku, aby se výkon nadále nesnižoval.
- Druhým důvodem, proč by měl uživatel spustit příkaz Zkomprimovat a opravit databázi, je opravit databázi kvůli poškození nebo v případě podezření na jiné problémy. V případě poškození, pokud software detekuje problém, MS Access vyzve uživatele, aby při spuštění spustil příkaz Zkomprimovat a opravit databázi. Po dokončení příkazu poskytne MS Access zpětnou vazbu o úspěšnosti operace. V případě, že MS Access neopraví databázi úplně, je vaším dalším krokem kontaktování odborníka, který je obeznámen s opravou databází MS Access.
- Poznámka:Před spuštěním příkazu Zkomprimovat a opravit databázi:
- Vždy vytvořte zálohu databáze
- Upozornit ostatní uživatele, aby se odhlásili z databáze
- Existují dva hlavní důvody, proč spustit příkaz Zkomprimovat a opravit databázi.
- Zvažte rozdělení databáze na frontend a back end
- Rozdělení databáze je běžnou praxí, která je integrována do softwaru MS Access. Tento proces nakonec vytvoří dva propojené soubory MDB. První soubor, „back end“, obsahuje všechny neviditelné detaily dat v tabulkách a jejich vztahy a také data samotná. Druhý soubor, „frontend“, obsahuje všechny součásti rozhraní, které uživatel vidí, jako jsou formuláře, dotazy, moduly, makra a sestavy. Rozdělením databáze bude mít každá pracovní stanice již ve svém systému kopii frontendu. Z centrální sítě jsou tedy sdílena pouze data. To nejen zlepšuje výkon, ale v konečném důsledku výrazně zvyšuje bezpečnost a spolehlivost dat.
Zálohovat, zálohovat, zálohovat!!!
Záložní kopie celé databáze je nejrychlejší a nejbezpečnější způsob, jak se zotavit z poškození nebo jakýchkoli jiných nezamýšlených změn v databázi. Proto by měl být zaveden a dodržován přísný plán zálohování. Jak často by se měla záložní kopie ukládat, závisí především na tom, jak často dochází ve vaší databázi k významným změnám. Mnoho podniků bude provádět zálohování každých 24 hodin (v době, kdy v databázi nejsou žádní další uživatelé). Obecně je důležitější provádět pravidelné zálohování, když databáze obsahuje změny návrhu, velké množství dat, více než jeden uživatel aktualizuje data nebo když se provádí akční dotaz k odstranění záznamů nebo změně dat. V mnoha případech má smysl vytvořit kopii bezprostředně před provedením jakéhokoli velkého návrhu nebo velkých změn dat.
Tip odborníka: Buďte proaktivní!
Dobrá zpráva je, že vaše databáze vám velmi dobře sloužila. Špatná zpráva je, že vaše databáze se stala pro vaši organizaci kritickou a nemůžete bez ní žít. Buď proaktivní! Nejlepší čas být připraven na přesun do nové databáze je předtím, než dojde k nějaké katastrofě. Existuje mnoho možností pro vysoce spolehlivé a plně vybavené databáze od standardních až po plně přizpůsobená řešení. Každá možnost databáze může spravovat e-commerce, online marketingové aplikace, inventář, finance, ukládání záznamů a obrázků, zabezpečení online zpráv nebo jakoukoli jinou funkci příznivějším způsobem než jiné možnosti. To, co nejlépe vyhovuje vašemu podnikání, nemusí být zřejmé a špatná volba může být nákladná. Z těchto důvodů se důrazně doporučuje využít znalého a zkušeného odborníka na databáze, který vám pomůže s výběrem.