Většina nových organizací nebo projektů rychle přechází od správy pracovních postupů na papíře ke sledování dat v tabulkách. Dalším logickým krokem je implementace relační databáze, která správně propojí všechna vaše data a v konečném důsledku poskytne mnoho výhod za vaše investiční dolary.
Co může databáze udělat pro mou firmu?
- Organizace: Databáze může pomoci poskytnout strukturu vašim obchodním procesům.
- Ověření údajů: Databáze umožňuje pravidla formátování pro zadávání dat (tj. pole mohou být povinná, mohou mít striktní formátování, jako je telefonní číslo nebo PSČ, nebo mít maximální počet znaků).
- Účinnost: Databáze eliminují potřebu redundantního zadávání dat, které je typické pro tabulky.
- Zabezpečení dat: Databáze mají větší uživatelskou bezpečnost než tabulkový procesor v podobě uživatelského přístupu do systému a omezení přístupu k datům, která jsou zobrazitelná.
- Přehledy: Jednoduše řečeno, reporting je mnohem robustnější z databáze, kde lze rychle generovat rozsahy záznamů pro jednoho zákazníka nebo datovou sadu.
- Vyhledávání: Ze stejného důvodu jako hlášení je vyhledávání podle více kritérií v databázi snazší a umožňuje uživatelům rychle se zaměřit na konkrétní záznamy.
- Sdílení dat: Mnoho uživatelů databáze má přístup ke stejnému souboru a datům najednou. Nedochází tedy k duplicitě souborů, individuálním uživatelským úpravám a konfliktům formátování, které jsou běžné u tabulek.
- Větší kapacita: Databáze pojme velmi velký objem dat. Ve srovnání s tím jsou tabulky mnohem omezenější.
- Historická data: Starší data lze mnohem snadněji archivovat v databázi nebo k nim snadno přistupovat pro účely reportování. Udržování všech historických dat aktivních by s největší pravděpodobností posunulo limity listu, aby byl příliš velký a nepraktický.
Proč zvolit MS Access před jinými databázemi?
- Oblíbenost: MS Access je nejoblíbenější desktopová databáze a je standardně součástí mnoha balíčků MS Office.
- Levné: Software MS Access je velmi levný (nezahrnuje dobu vývoje).
- Samostartující: Začínající uživatel může dosáhnout užitečných výsledků.
Jaká jsou některá omezení MS Access?
- Nedostatek podpory: Je běžné, že počáteční úsilí o vývoj MS Access iniciuje člen týmu, který již má plnou zodpovědnost. Když tito členové týmu již nejsou k dispozici nebo opustili společnost, často nezůstane nikdo se zkušenostmi, aby mohl databázi nadále podporovat. Navíc mnoho zkušených konzultantů v současné době volí odchod do důchodu nebo přešlo na modernější databázová řešení; ponechání prázdného místa pro starší databáze MS Access, které potřebují podporu.
- Korupce: Existuje mnoho důvodů, proč může dojít k poškození nebo poškození databázového souboru MS Access. Na vině jsou hardwarové i softwarové problémy. Bez adekvátní ochrany před těmito problémy se tyto databáze mohou stát velmi nespolehlivými.
- Škálovatelnost: Zatímco v MS Access je povoleno více uživatelů, databáze se rychle přetěžuje. Navíc ve srovnání s jinými databázemi má MS Access nízký limit pro maximální množství podporovaných dat.
- Nedostatek zkušeností vývojáře: Mnoha kutilským, neprogramátorským vývojářům to během vývoje rychle přeroste přes hlavu. Kromě toho mohou časná rozhodnutí o návrhu výrazně ovlivnit použitelnost a rozšiřitelnost databáze.
- Upgrady: Při migraci aktuálních dat na aktualizovaný software se často setkáváme s mnoha problémy, jako je nekompatibilita verzí.
- Souborový server: MS Access je aplikace souborového serveru (ne aplikace klientského serveru). To znamená, že celá databáze a software jsou umístěny v paměti počítače každého uživatele. To je neefektivní a může to vést k chybám a potenciální korupci.
- Složitost je předpovězena: Pokud se očekává, že použití této databáze se stane kritickým nebo poslouží mnohem větším potřebám, než se původně plánovalo, doporučuje se hledat alternativní databáze, jako je databáze navržená pomocí SQL Server.
- Soulad: Některá pravidla (jako jsou požadavky zákona Sarbanes-Oxley Act – SOX, HIPAA &PCI – odvětví platebních karet), která se vztahují na mnoho společností, zaručují použití vyšší, plně auditovatelné databáze.
Databázové potřeby organizace jsou obvykle nepředvídatelné a v průběhu času se mění. Vytvářejí se zdravé databáze, které se v průběhu života firmy postupně rozrůstají a upravují. Když čelíme těmto výzvám, databáze MS Access se často nadále používají „tak jak jsou“ a obecně slouží dostatečně dobře. Když však dojde k mimořádné události, může být obtížné najít spolehlivou a zkušenou podporu. Proto se důrazně doporučuje plánovat včas další fáze vývoje a mít na pomoc zkušený tým. Ať už je potřeba malé vylepšení databáze nebo úplný plán do budoucna, Arkware je připraven být vaším průvodcem! 