Pokud vaše firma používá ke sledování zásob tabulky, možná budete připraveni přejít na výkonnější databázový program, jako je Microsoft Access. Databáze zásob jsou důležité z několika důvodů, včetně ukládání podrobností a množství produktů, které máte na skladě, spolu s jejich dodavateli. Díky dobře organizované databázi můžete snížit čas, náklady a úsilí na správu zásob.
Níže je pět jednoduchých kroků, které vám pomohou vytvořit databázi inventáře pomocí Accessu.
Krok 1. Zvažte potřeby své firmy.
Přemýšlejte o tom, co vaše databáze potřebuje, aby byla užitečná pro inventář vaší firmy. Jaké předměty například nosíte? Existují rozdíly, které je třeba zmínit? Jaké jsou doby obratu? Toto je typ informací, které by měly být součástí vaší databáze.
Zjistěte také, jak bude databáze implementována v rámci vaší softwarové architektury. Jinými slovy, jak bude Access spolupracovat s vašimi dalšími programy? Vaši IT pracovníci by vám s tím měli být schopni pomoci.
Krok 2. Nainstalujte Access do počítače.
Rozhodněte se, kde bude vaše databáze uložena – na vašem osobním počítači, na interním serveru nebo třetí stranou. Poté jej lze stáhnout a nainstalovat. Microsoft Access je součástí Office 365. Můžete si koupit základní nebo prémiovou verzi a zaplatit 8,25 USD nebo 12,50 USD za uživatele měsíčně. Prémiová verze přichází s dalšími službami, jako je Microsoft Exchange, SharePoint a Teams.
Krok 3. Vytvořte svou databázi.
Po instalaci můžete začít budovat databázi inventáře. Pokud jste již Microsoft Office používali, Access vám bude připadat pohodlný a známý. Vybudování vysoce kvalitní databáze bez chyb však může být zpočátku obtížné.
Chcete-li zajistit, aby databáze zásob byla dobře sestavená, zvažte spolupráci s firmou zabývající se vývojem databází. Tímto způsobem budete mít jistotu, že vaše databáze je přesná.
Krok 4. Dolaďte svou databázi.
Jakmile máte svá pole – objednané jednotky, přijaté jednotky, informace o produktu atd. – můžete databázi doladit podle svých poznámek. Nezapomeňte vytvořit vztahy mezi poli. Zjistěte, jaké hodnoty vrátíte při používání databáze a způsob, jak je uložit. Vyvarujte se také duplicitních dat ve více polích.
Krok 5. Zadejte informace.
Když je databáze správně nastavena, můžete ji začít plnit informacemi. I když můžete data zadávat ručně, jednodušší možností je importovat předchozí tabulku. Pokud jste používali Excel, můžete kliknout na „Excel“ a importovat tabulku tímto způsobem. Protože jsou oba programy vyvinuty společností Microsoft, jsou při importu z jednoho do druhého obvykle zachovány.
Toto je stručný popis toho, jak vytvořit databázi inventáře v Accessu, ale pokud máte další otázky, kontaktujte Arkware ještě dnes. Rádi vám pomůžeme se všemi fázemi vytváření, správy a ukládání vaší databáze zásob.